Ensimmäisen puolen vuoden saldoa julkishallinnosta

Puoli vuotta Hanselin ja KL Kuntahankintojen IT asiantuntijapalveluiden puitesopimustoimittajana on nyt takana. Olemme tavanneet useita meille entuudestaan tuntemattomia julkishallinnon organisaatioita. Näistä tapaamisista olemme vetäneet kaksi keskeistä huomiota; 1) kaikkialla mietitään miten tehostaa toimintaa ja 2) useissa organisaatioissa on vielä epäselvyyttä viime syksyllä voimaan tulleen tietohallintolain vaikutuksista organisaation toiminnan ja tietohallinnon suunnitteluun ja kehittämiseen. Tuohon ensimmäiseen huomioon palaamme myöhemmin, mutta tämän toisen huomion suhteen voimme tarjota nopeahkosti ratkaisua. BDO Consulting on päättänyt järjestää kumppanimme Wakarun kanssa kevään mittaan sarjan koulutuksia tietohallintolain vaikutuksista julkishallinnon eri toimintoihin.

Ensimmäinen koulutus käsittelee tietohallintolain vaikutuksia viranomaisen asiakirjahallintoon, http://www.wakaru.fi/fi/kurssit/show.tmpl?id=214. Tämä sarjan ensimmäinen koulutus on valitettavasti jo täynnä, mutta koulutuksiahan voidaan tarvittaessa järjestää uudelleen. Mikäli koet tarvitsevasi juuri tätä koulutusta, ota meihin yhteyttä. Ensimmäisen koulutuksen vetäjäksi olemme saaneet aihealueen johtavan asiantuntijan Itä-Suomen yliopiston dosentin Tomi Voutilaisen, joka perustelee koulutustarvetta seuraavasti: 

”Asiakirjahallinnon tehtäväksi on yleensä määritelty asiakirjojen tuottamisen, vastaanottamisen, ylläpitämisen, käytön, hävittämisen ja säilyttämisen suunnittelu ja kontrollointi. Asiakirjahallintoon kuuluu myös yleensä arkistotoimi. Näillä on kuvauksia, jotka vaikuttavat organisaatiotason kokonaisarkkitehtuurikuvausten laadintaan ja toisaalta kokonaisarkkitehtuurikuvausten laadinta ja kokonaisarkkitehtuurilinjaukset vaikuttavat asiakirjojen käsittelyyn ja hallintaan. Asiakirjahallinnon kuvaukset, kuten arkistonmuodostussuunnitelma, eivät voi poiketa kokonaisarkkitehtuurikuvauksista.

Toisaalta kokonaisarkkitehtuurikuvauksissa on huomiotava asiakirjahallinnon kuvaukset. Jos organisaatio on laatinut arkistonmuodostussuunnitelman kattavasti, on siinä kuvattuna kokonaisarkkitehtuurin kuvaamistasolla hyvin pitkälle viranomaisen tietoarkkitehtuuri ja osittain toiminta-arkkitehtuuri. Arkistonmuodostussuunnitelmasta pitäisi ilmetä suositusten mukaan myös viranomaisen tietojärjestelmät ja niiden väliset suhteet. Koulutuksen tarkoituksena on sitoa yhteen asiakirjahallinnon suunnitteluprosessit kokonaisarkkitehtuurin kuvaamis- ja suunnitteluprosessiin. Koulutuksen tavoitteena on saada asiakirjahallinnon kuvauksista synergiaetuja kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen.

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurisuosituksessa tietoarkkitehtuurin kuvaaminen on osittain viety projektitason kuvauksiksi. Tämä ei välttämättä ole tarkoituksenmukaisin tapa kuvata tietoarkkitehtuuria organisaatiotasolla. Koulutuksessa myös selvitetään, miksi tietoarkkitehtuuri pitää kuvata, mitä hyötyä siitä on viranomaisen eri toiminnoille sekä mille tasolle tietoarkkitehtuuri osana kokonaisarkkitehtuurikuvauksia kannattaa laatia ja miten sen hallinta kannattaa järjestää esimerkiksi tietohallinnon ja asiakirjahallinnon välillä.”

Myöhemmin keväällä järjestämme koulutukset 17.4. aiheella Tietohallintolaki ja kokonaisarkkitehtuuri, http://www.wakaru.fi/fi/kurssit/show.tmpl?id=244;sivu_id= sekä 8.5. aiheella Tietohallintolaki osana julkisjohtamista, http://www.wakaru.fi/fi/kurssit/show.tmpl?id=245;sivu_id=. Kevään mittaan tarjoamme vielä ainakin yhden koulutuksen hankearvioinnista, mutta palaamme tähän koulutukseen, kunhan saamme aiheeseen liittyvän tutkimuksen julkaistua maaliskuun lopussa.

Tavoitteenamme näillä koulutuksilla on osaltamme olla selkiyttämässä tietohallintolain vaikutuksia julkisorganisaation toiminnan ja tietohallinnon suunnitteluun ja kehittämiseen. Olen hyvin luottavaisena siitä, että onnistuessamme pystymme tehostamaan julkishallinnon päättäjien ajankäyttöä ja siten tehostamaan koko organisaation toimintaa.