Master Data Management - osa 1

Tällä hetkellä yksi IT-alan kuumimmista keskusteluaiheista on MDM. Aiheesta on jo vuosia keskusteltu erilaisten otsikoiden alla (esim. CDI), mutta viimeistään nyt kaikenlaisten pilvi-ideologioiden myötä kokonaisuutta korostava ydintiedon hallinta on nostettu monen suuremman organisaation IT johtoryhmän agendalle. Mitä sitten on master data management ja mitä sillä tehdään? Aihealueen johtavat asiantuntijat Alex Berson ja Larry Dubov määrittelevät  Master Data Managementin (suom. ydintiedon hallinta) tarpeeksi siivota vanha data ja luoda täsmällisiä, ajankohtaisia ja kokonaisia liiketoimintakriitti sen datan entiteettejä sekä niiden suhteita, joilla voidaan hallita ja kasvattaa MDM:n kohteena olevaa liiketoimintaa. MDM:ssä on jutun aihetta monen kirjan verran ja suosittelenkin kaikille asiasta enemmän kiinnostuneille Master Data Management and Data Governance -teosta. Seuraavassa pyrin esittelemään lyhyesti MDM hankkeisiin liittyviä keskeisiä elementtejä ja ajatuksiani niihin liittyen.

MDM on noussut keskusteluihin lukuisten syiden vuoksi, joita ovat ainakin säädösten kiristyminen, yksityisyyden suoja ja tietoturvallisuus, liiketoiminnan ja julkishallinnon monimutkaisuuden jatkuva lisääntyminen sekä muutoksen nopeutuminen. Yhtenä suurena haasteena MDM:lle on sen linkittyminen kaikkiin keskeisiin liiketoimintaprosesseihin. Tämän vuoksi MDM ei missään nimessä ole vain tekninen, vaan myös mitä suurimmassa määrin liiketoimintaprosessien hallintaan liittyvä ja näin ollen usein myös yritysten sisäiseen organisoitumiseen liittyvä. Monesti isossa kuvassa on kyse organisaation muuntamisesta tuoteorganisoidusta asiakasorganisoiduksi.

Edelleen tästä MDM:n asiakasdomainiin keskittyvästä osa-alueesta käytetään nimitystä CDI, joka on lyhenne sanoista Customer Data Integration. Siinä keskitytään kaikkeen siihen mihin MDM:kin, mutta asiakasdataan rajoittuen. CDI sisältää siis teknologiset ratkaisut ja palvelut sekä liiketoimintaprosessit, joilla luodaan, ylläpidetään ja annetaan saataville täsmällistä, ajankohtaista, integroitua ja kokonaista näkymää asiakkaista läpi eri bisnesprosessien, eri kanavien ja eri liiketoimintakumppaneiden.

MDM ja CDI ovat kehittyneet alkuaikojen asiakasrekistereistä ETL-työkalujen avulla tehdyistä MDM data hubeista koko yrityksen kattaviin data warehouse -ratkaisuihin (EDW) ja operatiivisiin tietovarastoihin (ODS). Lisäksi nykyisin laajoissa MDM ratkaisuissa käytetään usein jonkinlaisia datan laatua parantavia teknologisia työkaluja sekä erilaisia integrointeja helpottavia teknisiä EII- tai EAI-työkaluja. Asiakastiedon alueella on tarjolla kirjava joukko erilaisia CRM- ja CEM-ratkaisuja ja samalla tavoin eri domain alueilla on paljon valmiita pakettiratkaisuja, jotka ovat tiivissä tekemisissä kokonaisvaltaisen MDM:n kanssa.

Ennen MDM hankkeen aloitusta on mietittävä ainakin seuraavanlaisia näkökulmia:
i. MDM-ratkaisun arkkitehtuuri ja käyttöönotto. Gartner tarjoaa tähän neljä implementointivaihtoehtoa: 1) Datan konsolidointi, joka toimii erinomaisesti raportointiin ja analytiikkatarpeisiin pohjautuvissa BI/DW ratkaisuissa. 2) Rekisteri, jolloin kontrolli on vähäistä ja ympäristöt itsenäisiä. 3) Rinnakkaiselo, laajasti skaalautuva hajautettu malli. 4) Keskitetty, hyvin kontrolloitu ylhäältä alas ohjattu ympäristö.
ii. Käyttötavat ja tarkoitus. Käytetäänkö master dataa analyyttisiin, operatiivisiin vai yhteistoiminnallisiin MDM-tarpeisiin.
iii. Tiedon laajuus ja data domainit. Tässä näkökulmassa keskitytään päädatadomainin. Asiakkaaseen keskittyvää domainia kutsutaan CDI:ksi, tuotetietoon keskittyvää PDM:ksi tai PIM:ksi. Keskeisintä tällä alueella on löytää ne todelliset käyttötarpeet, joilla MDM-hanke saadaan aloitettua ja joilla saadaan siitä paras hyöty.
 
Miksi sitten lähteä tällaiseen monivuotiseen ja kalliiseen MDM-hankkeeseen? Monilla organisaatioilla on omasta takaa tarve yhdistettyyn, täsmälliseen, ajankohtaiseen ja tietoturvalliseen dataan. Tämän avulla on mahdollista luoda parempia ja nopeampia KPI:ta, hallita ja mitata paremmin riskejä, kehittää parempia strategioita. MDM auttaa myös täyttämään erilaisia säännöstenmukaisuus-vaatimuksia, jotka puolestaan edesauttavat välttämään erilaisia rangaistusmaksuja sekä huonoa julkisuutta. Usein MDM-hankkeilla voidaan myös korvata lukuisia vanhoja järjestelmiä, jolloin saatetaan päästä kustannussäästöihin myös IT puolella. Näiden lisäksi MDM:llä voidaan saada sellaisia liiketoimintakyvykkyyksiä, jotka aiemmin eivät ole olleet mahdollisia esim. väärinkäytösten estäminen, uusien liiketoimintapalvelujen perustaminen. Kokonaisvaltainen MDM-hanke voi parhaimmillaan vaikuttaa koko organisaation toimintaan muuttaen niin sen suhtautumista asiakkaaseen, tapaan toimia markkinoilla kuin keinoihin kasvattaa asiakaslähtöistä liikevaihtoa.

Täytyy lopettaa tähän tällä kertaa, mutta palaan aiheeseen...