Miksi ICT-hankinnat onnistuvat?

Kyllä ICT-hankinnatkin onnistuvat.  Niiden onnistumiseen pätevät samat lainalaisuudet kuin muihinkin hankintoihin.  Hankinta onnistuu varmuudella, kun se valmistella perusteellisesti, kilpailutetaan huolella ja otetaan hallitusti käyttöön.

Perusteellisen valmistelun pohjalta on helppo kuvata hankinnan kohteelle asetettavat vaatimukset ja se toiminnallinen kokonaisuus, mihin hankinta liittyy. Tarjouspyynnössä kuvatut selkeät valmisteluvaiheen tuotokset ovat myös ehdoton etu toimittajalle. Kuvausten perusteella on helppo ymmärtää, mitä asiakas on tarkalleen ottaen hankkimassa. Vain tuohon tarpeeseen kannattaa vastata tarjouksessa.

Onnistuneen hankintaprosessin viimeinen vaihe – käyttöönotto – käynnistyy jo valmisteluvaiheessa. Henkilöt, jotka vastaavat käyttöönotosta ja ne, joihin hankinnan kohde omassa työssään eniten vaikuttaa, tulee sitouttaa käyttöönottoprojektiin hyvissä ajoin. Heidän on hyvä osallistua vaatimusmäärittelyyn ja hankinnan seurauksena syntyvien uusien toiminnallisuuksien suunnitteluun. Heidän omat käytännön kokemuksensa ja tarpeensa huomioidaan vaatimusmäärittelyssä. Silloin on luonnollista myös  sitoutua hankinnan läpivientiin.

Käyttöönotolla on erityinen painoarvo hankintaprosessissa.   ICT –hankinnan hyödyt  toteutuvat vasta sitten, kun koko organisaatio on ottanut hankinnan kohteen ominaisuudet käyttöön.  Hankinnan onnistumista ei  voi julistaa vielä siinä vaiheessa, kun hankintasopimus allekirjoitetaan. Siitähän se hankinta oikeastaan vasta alkaa.

Jääviydestäni huolimatta suosittelen ulkopuolisen asiantuntijan käyttämistä ICT –hankinnoissa. Se satsaus kannattaa  etenkin yrityksissä ja yhteisöissä, joissa oma ICT –osaaminen on ohutta.  Monasti tämä on tarpeen jo  siksi, että oman toimen ohella hoidettu hankintaprosessi  jää  henkilökunnan muun tekemisen jälkoihin.  Toisaalta ulkopuolinen asinatuntemus ja sparraus on tarpeen siksi, että ICT –hankinnat tulee aina arvioida ja nähdä laajempina toiminnan kehittämiseen liittyvinä investointeina.

Yhdessä me onnistumme!