BDO:n APT tilintarkastusjärjestelmä suuntaa tarkastuksen painopisteen oikeisiin asioihin

BDO:lla on jo vuosia ollut käytössä sähköinen arkistointi, jossa kaikki tarvittavat paperit ovat turvallisesti tietokoneella luettavissa. BDO on vuoden 2010 alusta ottanut kansainvälisesti käyttöön yhtenäisen tilintarkastus järjestelmän APT:n (Audit Process Tool). Järjestelmän tarkoituksena on parantaa tilintarkastuksen laatua ja tehokkuutta. Suomessa APT on otettu käyttöön suuremmissa ja kansainvälisissä asiakkaissa. Kokemukset ovat olleet pääosin positiivisia. Tilintarkastus on APT:n avulla entistä suunnitellumpaa ja tarkastustoimenpiteet saadaan kohdistettua alueille joissa todelliset riskit ovat. Asiakkaalle pystymme tarjoamaan lisäarvoa entistä paremman toiminnan- ja riskien ymmärtämisen kautta. Samalla voimme paremmin auttaa asiakasta prosessien ja toimintatapojen tehostamisessa.

Kansainväliset tilintarkastusstandardien vaatimukset tilintarkastajan työn dokumentoimisessa ovat jatkuvasti lisääntyneet. Asiakkailta on standardien mukaan esimerkiksi pyydettävä erilaisia vahvistuskirjeitä ja kaikista toimeksiannoista on tehtävä erillinen toimeksiantokirje, jossa toimeksiannon sisältö ja vastuut kirjoitetaan auki. Tehokkaassa tilintarkastuksessa toimintatavat tulisi luoda sellaisiksi, että muodollisuuksiin käytettävä asiakkaan ja tilintarkastajan aika minimoidaan. Tilintarkastustyön laadunvalvonta on myös viimevuosina tehostunut. Keskuskauppakamarin alaisuuteen on 2009 perustettu tilintarkastuksen laadunvarmistus yksikkö, joka tekee tarkastuskäyntejä tilintarkastusyhteisöihin. Ilman asianmukaisia tarkastusjärjestelmiä on haastavaa tehdä tarkastusta tehokkaasti siten, että kaikkia kriteereitä noudatetaan.

APT:n avulla tilintarkastajan työ etenee loogisesti asiakkaan perustiedoista toiminnan ymmärtämiseen. Toiminnan ymmärtäminen on tarkastusprosessin kannalta merkittävä vaihe. Toiminnan ymmärtämisen dokumentoinnin yhteydessä tilintarkastajan tulisi pohtia asiakkaan toimintaa ja miettiä asiakkaan toiminnalle ominaisia riskejä. APT mahdollistaa tilintarkastajan merkitä potentiaalisia riskejä koko suunnitteluprosessin ajan. Suunnittelun lopuksi määritellään mitkä ovet todellisia riskejä, joita tulisi tarkastaa. Valittuihin merkittäviin riskeihin kohdistetaan kyseisen tilikauden tarkastuksen painopiste pakollisten tarkastusasioiden lisäksi. Painopisteitä voidaan helposti muuttaa vuosittain.

Lisäksi APT:n avulla luodaan riskeihin sopivat riittävät tarkastustoimenpiteet. Kerran tehtyä suunnitelma päivittyy seuraavan tilikauden pohjaksi. Samalla kaikki edellisten vuosien työpaperit ja muistiinpanot siirtyvät automaattisesti seuraavan tilikauden tarkastuksen pohjaksi.

Tilintarkastaja joutuu työssään siirtymään nopeastikin asiakkaalta toiselle ja keskeneräisiä asioita kertyy etenkin kiire aikaan paljon. Omalta osaltani olen kokenut hyvin stressiä poistavana ominaisuuden, joissa pystyn merkitsemään haluamiani asioita jatkossa huomioitavaksi. Huomioista järjestelmä tekee automaattisesti raportin, jota voi käyttää pohjana esimerkiksi muistion kirjoittamisessa tai asiakaspalavereissa. Huomioita ja kommentteja voi osoittaa myös muille samassa toimeksiannossa oleville tarkastajille. Järjestelmän sisälle rakennettu työkalu mahdollistaa kommenttien ja muistiinpanojen tekemisen myös PDF dokumentteihin.

Tiedon jakaminen ja päivittäminen tarkastustiimiin kuuluville tapahtuu automaattisesti internet yhteyden ollessa käytössä. Näin kaikilla tarkastustiimiin kuuluvilla tarkastajilla on reaaliajassa käytettävissä viimeisimmät muistiinpanot ja työpaperit riippumatta siitä missä fyysisesti liikkuukin, tietoturvallisuusasiat huomioiden.

Tilintarkastusstandardeissa on monia asioita, jotka eivät ole olennaisia asioita pienempien yhtiöiden tarkastuksessa. Tilintarkastusstandardit on luotu siten, että ne soveltuvat suuren pörssiyhtiön tarkastukseen, mutta standardit ovat samat kaikille tilintarkastuksille. Useissa standardeissa on kuitenkin maininta siitä, että ne eivät välttämättä sovellu pienemmille yhtiöille. Tämä aiheuttaa haasteita järjestelmän skaalautuvuudelle. APT on pyritty tekemään siten, että järjestelmässä on kaikki huomioitu, mutta se ei pakota tekemään toimenpiteitä jotka ei esimerkiksi pienelle yhtiölle sovellu. BDO:lla on kansainvälisesti aloitettu projekti, joka huomioi pienyhtiöille soveltumattomat asiat ja huomio ne automaattisesti tarkastussuunnitemassa.