Johdon vahvistuskirjeet

Tilintarkastuslautakunnan kannanotto 2/2009:

Tilintarkastuksen yleisestä valvonnasta, ohjauksesta ja kehittämisestä vastaavan Valtion tilintarkastuslautakunnan kannanoton (2/2009) perusteella on hyvän tilintarkastustavan mukaista, että tilintarkastaja pyytää yhteisön johdolta kansainvälisen tilintarkastusstandardin ISA 580 mukaisesti johdon vahvistuskirjettä (management representation letter). Elinkeinoelämän Keskusliitto ja KHT – yhdistys ovat 12.1.2009 laatineet johdon kirjeestä mallin. IFAC:n Clarity – projektissa 580 -tilintarkastusstandardia on uudistettu ja uudelleen muotoiltu sovellettavaksi entistä tiukemmin tilintarkastuksiin, jotka kohdistuvat 15.12.2009 tai sen jälkeen alkavilta tilikausilta laadittaviin tilinpäätöksiin, jolloin tilintarkastajan pitää pyytää johdolta uudistetun standardin mukaan nimenomaan kirjallinen vahvistusilmoitus. Ennen sitä standardissa tarkoitettuja tietoja on voitu antaa muussakin muodossa, mutta kirjallisen mallin on katsottu selkiyttävän hyvin johdon vastuuta tietyissä tilintarkastukseen liittyvissä asioissa. Tilintarkastusstandardien liitteinä on myös esimerkkimalleja käytännössä sovellettavista vahvistuskirjeistä.

Johto on vastuussa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan kirjanpitolain ja tilinpäätöksen laatimista koskevien muiden säännösten ja määräysten mukaisesti siten, että tilinpäätös ja toimintakertomus antavat kirjanpitolaissa tarkoitetulla tavalla oikeat ja riittävät tiedot tarkastuskohteen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Johdon vastuu Suomessa on yleensä määritelty yhteisölainsäädännössä eikä johdon vahvistuskirje muuta tätä edellä mainittua nykytilaa.

Johdon vahvistuskirjeen laatimisen hyötyjä voidaan tarkastella eri näkökulmista. Tilintarkastajan tulee hankkia tarpeellinen määrä tilintarkastusevidenssiä, jossa kirjallista tietoa pidetään tavallisesti suullista tietoa luotettavampana ja johdon antamien tietojen dokumentoinnista osa voi olla johdon kirjeen muodossa. Yritysjohdon näkökulmasta voidaan katsoa olevan tärkeää tilintarkastusprosessin sujuvuus ja tilintarkastuksen keskittyminen olennaisiin asioihin. Lisäksi eri osapuolten välisen vastuunjaon selkiyttämisen voidaan katsoa olevan tärkeää sijoittajien näkökulmasta.

Johdon vahvistuskirjeessä johto vakuuttaa antaneensa tilintarkastajalle kaiken sellaisen tiedon, jolla voi heidän käsityksensä mukaan olla olennaista merkitystä tilinpäätöksen laatimiseksi voimassaolevien säännösten mukaisesti. Johdon kirjeessä annetaan tyypillisesti sellaisia tietoja, jotka eivät käy muualta ilmi, mutta joilla voi olla merkitystä tilintarkastajalle yhtiön taloudellisen aseman arvioimisen kannalta. Johdon kirjeessä voidaan ilmoittaa seikkoja, joiden oikeellisuuden varmentaminen on vaikeaa. Tämä liittyy tilintarkastuslaissakin säädettyyn yhteisön toimielinten velvollisuuteen antaa tilintarkastajalle hänen pyytämäänsä apua ja selvitystä. Johdon kirjeen voidaan katsoa olevan osa myös tilintarkastajan ja tarkastettavan kohteen välistä kommunikointia.

Johdon vahvistuskirjeen allekirjoittaa yleensä toimitusjohtaja talousjohtajan kanssa ja se päivätään tavallisesti samalle päivälle kuin tilintarkastuskertomus. Vahvistuskirjeessä johdon parhaan tietämyksensä mukaan vahvistamat kullekin tarkastuskohteelle oleelliset tiedot vaihtelevat yhteisöittäin ja tilikausittain. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi lähipiiriosapuolten tunnistaminen ja mahdolliset saldot sekä liiketapahtumat näiden kesken. Lisäksi tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi mittavat reklamaatiot, haasteet tai sopimukset ulkopuolisten tahojen kanssa. Näihin voi liittyä myös tietoja menetyksistä, muista vastuista ja olennaisista seikoista, vaikka ne olisivat syntyneet vasta tilinpäätöspäivän jälkeen.

Lähde: http://www.tem.fi/files/24654/Kannanotto_2.pdf