Käteisvarojen kirjaamisesta yhden henkilön osakeyhtiössä

KILA15.2.2011 / 1866

Hakemuksen taustaa: Hakija on tilitoimisto, jonka asiakas on osakeyhtiö, jonka koko osakekannan omistaa ja yksi ja sama henkilö. Kyseinen henkilö on yhtiön hallituksen ainoa jäsen ja yhtiön ainoa työntekijä sekä ainoa henkilö, jolla on yhtiön pankkitilin käyttöoikeus. Yhtiön omistaja on tehnyt lukuisia käteisnostoja pankkitililtä ilman, että on nostotositteeseen merkinnyt mitään rahan käyttötarkoituksesta. Hakija on kirjannut nämä käteisnostot pankkitililtä ”nostoiksi kassaan”, sillä hakijan käsityksen mukaan osakeyhtiöllä ei ole mitään muuta käteisvarojen säilytyspaikkaa kuin kassa. 

Hakemus: Hakija pyytää lausuntoa siitä, onko nostot pankkitililtä oikein kirjattu ja jos eivät, miten ne pitäisi kirjata.

Lausunto: KILA viittaa lausuntonsa perusteluissa KPL:n 1:1 §:ssä määriteltyyn kirjanpitovelvolliseen ja kirjanpitovelvollisuuteen. Kirjanpitovelvollisuus merkitsee ensisijaisesti erilläänpitotehtävää, eli kirjanpidon keskeisenä tehtävän on pitää erillään yrityksen ja yrittäjän varat, velat, tulot ja menot. Erilläänpitovelvollisuus korostuu osakeyhtiössä, jossa osakkeenomistajat eivät vastaa henkilökohtaisesti yhtiön velvoitteista.

KPL:n 2:5.1 §:n mukaan kirjausten on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Jos kirjausten perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla, josta tulee käydä ilmi kuka sen on laatinut. On hyvän kirjanpitotavan mukaista merkitä tositteeseen, kuka sen on hyväksynyt, erityisesti silloin kun kirjanpitovelvollisen kirjanpidon hoito on annettu ulkopuolisen palveluntarjoajan hoidettavaksi, kuten tilitoimiston. Tällöin olennaisen tai poikkeuksellisen liiketapahtuman todentavaan tositteeseen on perusteltua liittää myös kirjanpitovelvollisen hyväksyntä. Palveluntarjoajan selonottovelvollisuus korostuu silloin, kun liiketapahtumasta ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta tai tositteesta ei voida yksiselitteisesti päätellä liiketapahtuman luonnetta.

Mitä enemmän kirjanpitoa hoitava yrityksen ulkopuolinen palveluntarjoaja itse ottaa kantaa tositteiden sisältöön, sitä laajemmaksi muodostuu hänen vastuunsa kirjanpidon oikeellisuudesta. Jos palveluntarjoaja laatii tositteen kirjanpitovelvollisen puolesta, on palveluntarjoajan selvitettävä kirjanpitovelvolliselta asianomaisen liiketapahtuman luonne ja huolehdittava, että kirjanpitovelvollinen merkitsee tositteeseen tarvittaessa hyväksymismerkintänsä.