Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 1.2.2011

Kirjanpitolautakunnan uusi yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista on annettu 1.2.2011 ja se korvaa aikaisemmin voimassa olleen yleisohjeen koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä, joka on annettu 22.5.2000. Kirjanpitolain ja sitä täydentävien säädösten lisäksi yleisohjeessa on otettu huomioon arvonlisäverotuksen vaatimuksia.

Uudessa yleisohjeessa on täsmennetty kirjanpidon kirjausketjun kuvausta, sekä selkeytetty ja kehitetty tositteita koskevaa ohjeistusta. 

Yleisohjeen liitteenä on PK-yhtiöille hyvin käyttökelpoinen kuvaus esimerkkiyhtiön prosesseista ja sisäisestä vastuunjaosta tilitoimiston ja yhtiön välillä. Esimerkkiä on havainnollistettu vuokaavioin.  Esimerkki antaa hyvän työkalun PK-yhtiön sisäisten prosessien ja kontrolliympäristön suunnitteluun sekä parantamiseen.

Yleisohje voidaan jakaa karkeasti kolmeen osaan. Alla on esitetty kolme keskeisintä kappaletta sekä esitetty hyvin suppea yhteenveto kappaleen pääsanomasta.

1. Tosite (kappale 2)

Kappaleessa 2 avataan tositteen määrittelyä ja käydään läpi keskeisiä muotovaatimuksia tositteelle. Lyhyesti voidaan todeta, että tositteen muotoa tärkeämpää on sen asiasisältö. Tositteen tulee olla niin selkeä ja yksityiskohtainen, että taloushallintoa ymmärtävän on mahdollista tositteen perusteella toistaa tehty kirjaus. Lisäksi tulee huomioida arvonlisäverolain vaatimukset tositteelle, joita listattu yleisohjeen liitteessä 1.

2. Kirjanpidon laatiminen (kappale 3)

Kappaleessa 3 on käsitelty miten tositteen pohjalta laaditaan kirjanpito huomioiden ajalliset vaatimukset, tositteiden asianmukainen numerointi, pää- ja päiväkirja vaatimukset, audit trail toteutuminen (johtaminen kirjanpidosta tositteelle), sekä täsmäytys vaatimukset osakirjanpidon ja pääkirjanpidon välillä.  Tositteet tulee numeroida asianmukaisesti siten, että kirjaus on vaivattomasti johdettavissa tositteelle.

Täsmäyttämisellä tarkoitetaan osakirjanpitojen johtamista pääkirjanpitoon. Täsmäytykset tulee suorittaa riittävän usein huomioiden esimerkiksi tapahtumien määrä (volyymi) sekä tiedonsiirrossa käytetty tekniikka. Käytännössä tämä tarkoittaa, että yhtiön kannalta kriittiset täsmäytykset tulee suorittaa vähintään kuukausittain. Mikäli tietoa siirtyy uusista ja/tai useista järjestelmistä tulee tämä huomioida siten, että täsmäytyksiä tehdään riittävän usein tiedonsiirron ja kirjanpidon oikeellisuuden varmistamiseksi.

3. Kirjanpitoaineisto ja sen säilyttäminen (kappale 4)

Kun tosite on yllä esitettyjen ohjeiden mukaan laadittu kirjanpidoksi, tulee sen säilyttämisessä noudattaa kappaleen 4 ohjeistusta. Kirjapitokirjat on säilytettävä 10 vuotta (tasekirja osakirjanpitoineen ja erittelyineen sekä konsernitilinpäätöksen yhdistelylaskelmat, kts. kattava lista yleisohjeessa). Tositteet on säilytettävä 6 vuotta

Kirjanpito voidaan säilyttää myös koneellisella tietovälineellä tietyin ehdoin. Tällöin tulee esimerkiksi varmistaa että se on asianmukaisesti varmistettu ja saatettavissa tarvittaessa selväkieliseen muotoon. Esimerkiksi tosite tulee olla tulostettavissa ilman aiheetonta viivytystä.

Kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää Euroopan yhteisön jäsenvaltiossa siten, että niihin voidaan taata tosiaikainen tietokoneyhteys ja että tiedot on saatettavissa selväkieliseen muotoon.

Vastuu kirjanpitoaineiston sälyttämisestä on yleisohjeen mukaan aina kirjanpitovelvollisella vaikka säilytys olisi ulkoistettu ulkopuoliselle palveluntuottajalle.

Yleisohjeen liitteenä 1 ja 2 on lisäksi näitä ohjeita täydentäviä esimerkkejä, joista liite 2 on edellä esitetty prosessikuvaus.

Lue yleisohje kokonaisuudessaan:

http://ktm.elinar.fi/ktm/fin/kirjanpi.nsf/all/98CA1240D57D5BD0C225782C00...