Rekrytoinnin riskit

Riskejä arvioidessaan organisaatiojohto usein aliarvioi henkilöstöhallintoon, kuten rekrytointiin ja poislähtöön, liittyviä riskejä.  Jälleen on syntynyt epäilyjä eräiden lääkärien ammatillisesta oikeellisuudesta. Edellisestä vastaavasta tapauksesta ei ole kovin kauan aikaa. Vuosia sitten tuli ilmi erään kulttuurivaikuttajan valetohtorius. Päiväkodeissa on työskennellyt pedofiliasta tuomittuja henkilöitä. Työntekijät ja johto tekevät väärinkäytöksiä.

Kun on kysymys ihmisten terveyteen, lasten kanssa työskentelyyn, turvallisuuteen, henkilötietoihin tai taloudellisiin intresseihin liittyvistä asioista tai organisaatiossa käsitellään erityisen luottamuksellisia tietoja, suuria rahamääriä tai se on muuten yleisesti kiinnostava, huolellinen rekrytointi on avainasemassa.  Tiettyihin toimintoihin, kuten hankintatoimeen, liittyy erityisen suuri houkutus ja mahdollisuus tehdä väärinkäytöksiä. Mahdolliset väärinkäytökset ja tietovuodot aiheuttavat organisaation julkisuuskuvalle huomattavaa haittaa.

Erilaisia todistuksia, diplomeja ja sertifikaatteja on saatavissa muutamalla kymmenellä eurolla Internetin ja arvovaltaistenkin lehtien sivuilla julkaistavien ilmoitusten kautta. Koska Internetistä on saatavilla eri koulutusorganisaatioiden, yliopistojen ja korkeakoulujen logoja, todistusten väärentäminenkään ei ole vaikeaa.

Aiempien työtodistusten sanamuotoihin ja oikeakielisyyteen on syytä kiinnittää huomiota ja harkinnan mukaan ottaa yhteyttä entisiin työnantajaiin ja esimiehiin. On syytä pitää mielessä, että eri maissa kirjoitetaan erilaisia työtodistuksia.  Esimerkiksi Belgiassa työtodistukseen kirjataan ainoastaan, milloin henkilö on ollut organisaatiossa töissä ja mikä nimike hänellä on ollut. Suomessa sellainen työtodistus tulkitaan todennäköisesti väärin.

Työsopimuksessa on hyvä mainita tietoturva- ja muiden ohjeiden noudattamiseen sitoutuminen perinteisen ”johdon ja valvonnan alaisena työskentely” -lausekkeen lisäksi. Vaikka ohjeet ja linjaukset sisältyvät ajatuksellisesti määritelmään ”johdon ja valvonnan alaisena”, vaarana on virhetulkinta. Työsopimukseen on hyvä kirjata maininta, että vaitiolovelvollisuus jatkuu työsuhteen päättymisen jälkeenkin. Mikäli organisaatiossa käsitellyt tiedot ovat luottamuksellisia, vaarana on, että joku kertoo tietoonsa tulleita asioita työsuhteen päätyttyä joko korvausta vastaan tai ilman.

Eettisten periaatteiden, arvojen ja työssä saatujen tietojen luottamuksellisuuden ymmärtäminen ja periaatteiden noudattaminen on suotavaa kerrata vuosittain pidettävissä kehitys- tms. esimies-alainen- keskusteluissa.

Esiin tulleissa väärinkäytöksissä on usein kyse ns. vanhasta luotettavasta työntekijästä, josta kukaan ”ei olisi uskonut sellaista”. Olemme Suomessa edelleen luottavaisia ja sinisilmäisiä. Uskomme Transparency Internationalin tilastoihin, jotka vakuuttavat meille rehellisyyttämme. Viimeaikaiset väärinkäytökset, joita olen tutkinut, ovat olleet varsin ”ansioituneita”. Nykyään tekijät osaavat käyttää hyväksi tietotekniikkaa ja organisaation valvonnallisia heikkouksia. Monessa organisaatiossa vakuutetaan, että ”meillä on töissä vain rehellisiä ihmisiä” eikä ”meillä voi sellaista tapahtua”.

Rekrytoinnissa on tarpeen arvioida hakijoiden laatu ja syyt hakeutumiseen juuri tiettyyn organisaatioon töihin. Rekrytointiprosessin tulee sisältää organisaation ja täytettävien tehtävien luonteeseen sopivat riskienhallintamenettelyt.  Näitä ovat avoimen toimen riskisyyden määrittely ja sen perusteella muun muassa perusmuotoinen tai suppea turvallisuusselvitys, koulu- ja opiskelutodistusten sekä aikaisempien työsuhteiden aitous, luottotiedot ja liikeyhteydet. Rekrytointi ei ole pehmoasia.

Eila Koivu, CIA, CCSA, CISA, CFE, eila.koivu@bdo.fi, 040 5612 787