• PK-yrityksen toiminnan jatkuvuus

    Miten hallita riskejä poikkeustilanteessa

PK-yrityksen toiminnan jatkuvuus koronaepidemian aikana

Yritystoiminnan jatkuvuuden kannalta epidemia on äkillinen riski mahdollisen asiakaskadon ja siitä johtuvan maksuvalmiuskriisin kannalta. Kun nämä akuuteimmat ongelmat on saatu tyydyttävästi hallintaan, kannattaa riskejä miettiä myös hieman pidemmällä aikajänteellä. Kukaan ei pysty sanomaan, kauanko epidemia kestää ja miten se vaikuttaa yritysten ja koko yhteiskunnan toimintaan. Karanteenit ulkomailla voivat näkyä pian komponenttien ja raaka-aineiden saatavuudessa meillä Suomessa.

Työntekijöiden poissaoloja tulee varmasti nopealla aikataululla merkittävästi enemmän kuin normaalisti. Jos vain suinkin resursseja löytyy niin kannattaa soveltuvin osin

  • mahdollisesti laaditun jatkuvuussuunnitelman osalta varmistaa suunnitelman ajantasaisuus
  • tarkistaa avainhenkilöiden varahenkilötilanne
  • täydentää sellaiset työohjeet, joiden avulla varahenkilön on helpompi hoitaa väliaikaista tehtävää
  • varmistaa etätyöjärjestelyiden toimivuus
  • varmistaa tiedotusjärjestelyiden toimivuus
  • sopia säännöllisten tilannepalaverien järjestelyt.

Etätyöjärjestelyihin liittyen kannattaa

  • varmistaa kapasiteetin ja lisenssien riittävyys
  • varmistaa tietoturvakäytännöt esim. tunnistautumisen suhteen
  • varmistaa, että kaikki tuntevat tietoturvakäytännöt ja painottaa niiden noudattamisen tärkeyttä: poikkeukselliset olot todennäköisesti aktivoivat huijareita
  • varmistaa varmuuskopioinnin toimivuus.

Toimitusketjuun ja raaka-aineisiin liittyen kannattaa

  • miettiä kriittisten komponenttien tai raaka-aineiden osalta varajärjestelyt toimittajien toimitusvaikeuksien varalta
  • kriittisten komponenttien tai raaka-aineiden osalta varajärjestelyt kuljetusliikkeiden toimitusvaikeuksien varalta
  • edellisten osalta varmistaa riittävä tiedonkulku ja ennakkovaroittaminen
  • omien toimitusvaikeuksien osalta toimitusten perusteltu priorisointi ja siihen liittyvä tiedottaminen.

Kassatilanteen ymmärtäminen ja kassavirtaennusteiden laatiminen korostuu poikkeustilanteen aikana. Kassavirtojen riittävyyden ennustamisessa kannattaa

  • selvittää poikkeustilanteen aiheuttamat tulo- ja kuluerävaikutukset sekä arvioida kuinka pitkälle kassavarat nykyisellään riittävät
  • tunnistaa ne konkreettiset toimet, joilla kassavarojen riittävyyteen voi poikkeustilanteen aikana eniten vaikuttaa
  • selvittää mahdollisuus esimerkiksi ennakkoverojen pienentämiseen, varaston optimointiin ja ostolaskujen maksuaikojen, lainanlyhennyksien ja koronmaksujen neuvotteluun
  • tukeutua tarvittaessa yritysrahoitukseen erikoistuneisiin asiantuntijoihin.

Muutkaan riskit eivät valitettavasti poistu toiminnasta epidemian vuoksi. Koska koko yhteiskunta tulee toimimaan poikkeuksellisissa oloissa, ovat lyhytaikaiset katkokset esim. sähkönjakelussa todennäköisempiä kuin normaalioloissa. Varmistu siis, että normaalitkin turvallisuuteen liittyvät rutiinit, kuten esim. mahdolliset varavirtajärjestelyt ja tilojen lukitus- ja hälytysjärjestelyt ovat kunnossa ja toiminnassa. Varmista myös tietojärjestelmien toipumisen suunnitelmat ja resurssit.