Blogi:

Riskienhallinnan vaiheet

11 elokuuta 2021

Suunnitelmallisella riskienhallinnalla voidaan edesauttaa sote-projektien etenemistä tavoiteaikatauluissa

Ensimmäiset sote-uudistusta koskevat lait astuivat voimaan heinäkuun 2021 alussa. Tämä tuo mukanaan suuren määrän monenlaisia hankkeita ja projekteja hyvinvointialueiden rakenteiden valmisteluun ja yhtenäisen kokonaisuuden muodostamiseksi.

Uutisia seuraamalla tulee helposti johtopäätökseen, että suuret projektit myöhästyvät lähes aina merkittävästi. Näin ei kuitenkaan ole pakko olla. Avaamme tässä kirjoituksessa yleisimpiä myöhästymisen syitä ja sitä, miten ongelmia voitaisiin ehkäistä riskienhallinnan avulla.

 

Riskienhallinnassa on tarkasteltava laajoja kokonaisuuksia

Projektin tavoite on saavuttaa ennalta määritelty lopputulos, jonka kautta saavutetaan halutut hyödyt sovittujen aikataulujen ja kustannusten puitteissa. Riskien vaikutuksia projektiin voidaankin arvioida niin lopputuloksen, kustannusten kuin aikataulun kannalta.  Lopputulosta uhkaava riski voi joskus olla vaikea arvioida, sillä tavoiteltavasta lopputuloksesta ei aina ole yksimielisyyttä. Myös se, kenen tai minkä tahon näkökulmasta riskiä tarkastellaan vaikuttaa riskin arviointiin.

Riskejä ja riskienhallinnan toteutumista on usein tarpeellista tarkastella monen osapuolen näkökulmasta. Esimerkiksi sote-uudistuksen riskejä voidaan tarkastella perustettavan hyvinvointialueen, kunnan, valtion ja yksittäisen sote-palveluja käyttävän ihmisen kannalta. Mikäli projektiin osallistuvia tahoja on paljon, ongelmana on myös varmistaa kaikkien toimijoiden kyky ja halu hallita riskejä kokonaisuuden kannalta. Vaativat projektit sisältävät monesti uusia toimintatapoja ja malleja, joista ei ole lainkaan aiempaa kokemusta, mikä vaikeuttaa niihin liittyvän riskin arviointia.

Hanke tai projekti on useimmiten yksi osa suurempaa projektisalkun kokonaisuutta. Salkkukokonaisuuteen saattaa liittyä erilaisia yhteisriskejä esimerkiksi pullonkaularesurssien suhteen. Laadunhallintasuunnitelman avulla voidaan varmistaa, että projektin lopputulos vastaa suunniteltua, tai että mahdolliset poikkeamat eivät ainakaan tule täydellisenä yllätyksenä. Laadunhallinta sinänsä on oma, laaja kokonaisuutensa, johon emme syvenny tässä kirjoituksessa tarkemmin.

Aikatauluun liittyvien projektiriskien hallintaan tarvitaan paitsi erillisiä riskienhallintasuunnitelmia, myös riskienhallinnan sisällyttämistä projektinhallintaan. Aikatauluriskin hallinta edellyttää ensinnäkin tarkkaa suunnittelua. Projektisuunnitelman tulee olla tarpeeksi ’hienojakoinen’, jotta realisoitumassa oleva riski voidaan tunnistaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa tutkimalla saavutettuja tuotoksia ja käytettyjä resursseja suhteessa projektisuunnitelmaan. Näin havaitaan etenkin riskit, jotka johtuvat etukäteissuunnittelun ’virheistä’ tai puutteellisista tiedoista.

 

Projektin ulkopuolisten riskien hallinta

Projektia voivat lisäksi uhata myös ulkopuoliset, yllättävät tapahtumat, jotka tavallaan ainakin osittain mitätöivät projektisuunnitelman. Mikäli mahdollista, aikatauluun voidaan sisällyttää puskureita, joita voidaan hyödyntää vaikeuksien ilmaantuessa. Myöhästyminen yhdessä projektivaiheessa voidaan tällöin arvioida suhteessa jäljellä oleviin aikataulupuskureihin ja tehdä johtopäätöksiä sen mukaan. Projektivaiheiden kestoa mitataan jatkuvasti suhteessa suunnitelmaan.

Mitä pitempi ja tai vaikeammin ennustettava projektin vaihe on, sitä tarkemmin sen etenemistä tulee seurata. Vaikeasti ennustettava vaihe on esimerkiksi sellainen, jonka tekemisestä ei ole aiempaa kokemusta tai sen toteuttaminen riippuu uudesta ulkopuolisesta toimittajasta. Projektivaiheeseen toki todennäköisesti liittyy tunnettujakin riskejä, jotka on huomioitava aikatauluriskejä arvioidessa.

 

Projektin riskienhallinta vaiheittain

Projektiriskien hallintaan kannattaa käyttää sekä sovellettuja projektinhallinnan tekniikoita, että perinteisiä riskienhallinnan menetelmiä.  Kun projektia halutaan hallita ketterästi, jatkuva seuranta on keskeistä.

 


Projektin riskienhallinta vaiheittain:  

  1. Määrittele tavoitteet ja omistajuus.
  2. Jaa projekti vaiheisiin ja tehtäviin.
  3. Arvioi vaiheiden ja tehtävien aikataulu ottaen huomioon vaiheiden kestot ja keskinäiset (ja muut) riippuvuudet.
  4. Arvioi vaiheisiin ja tehtäviin kohdistuvat ulkopuoliset riskit ja laadi niille hallintatoimenpiteet.
  5. Arvioi vaiheen ennustettavuus.
  6. Arvioi ulkopuolisten riskien ja ennustettavuuden perusteella kunkin vaiheen riskitaso.
  7. Seuraa ulkopuolisten riskien mahdollista toteutumista ja reagoi niihin riskienhallintasuunnitelman mukaan.
  8. Seuraa vaiheiden ja tehtävien toteutumista suhteessa aikatauluun ja reagoi poikkeamiin.
  9. Päivitä projektisuunnitelmaa ja riskienhallintasuunnitelmaa tarpeen mukaan.