Blogi:

Olethan muistanut huolehtia myös organisaation pehmeistä kontrolleista?

18 maaliskuuta 2019

Maiju Juujärvi |

Sisäisen valvonnan ja toimintaprosessien kehitystyössä arvioidaan organisaation riskienhallintaa ja kontrollien toimivuutta. Kehittämisen kohteena ovat yleensä kovat kontrollit ja niiden tarkoituksenmukaisuuden arvioiminen. Vähemmälle huomiolle jää pehmeiden kontrollien tunnistaminen, kehittäminen ja hyödyntäminen.
 

Mitä ovat pehmeät kontrollit?

Kontrollit voidaan määritellä jakamalla ne koviin ja pehmeisiin kontrolleihin. Kovilla kontrolleilla tarkoitetaan muodollisia kontrollitoimenpiteitä, joita ovat erilaiset kirjalliset menettelytavat, kuten säännöt ja ohjeet. Niiden tarkoitus on ohjata suoraan työntekijöiden käyttäytymistä. Kovat kontrollit ovatkin usein helposti havaittavissa ja niiden toimivuutta on suhteellisen helppo testata ja arvioida.

Pehmeät kontrollit ovat usein vähemmän konkreettisia ja suoraan näkyviä toimenpiteitä. Ne vaikuttavat epäsuorasti organisaation tavoitteiden saavuttamiseen. Niillä tarkoitetaan kontrollia, jonka avulla vaikutetaan työntekijöiden motivaatioon, uskollisuuteen, rehellisyyteen ja arvoihin. Kyse on työntekijöiden käyttäytymisestä, johon vaikutetaan muun muassa organisaatiokulttuurin, johtamisen ja eettisten arvojen avulla.
 

Miksi pehmeät kontrollit ovat tärkeitä?

Pehmeiden kontrollien huomiotta jättäminen voi aiheuttaa merkittäviä riskejä organisaation toiminnalle. Pehmeät kontrollit toimivat organisaation valvontaympäristön perustana. Toisin sanoen ne luovat pohjan sille, kuinka onnistuneesti niin sanotut kovat kontrollit, kuten säännöt ja ohjeet, organisaatiossa lopulta toimivat. Parhaimmillaan ne toimivat myös silloin, kun kovia kontrolleja ei ole määritelty.

Organisaation on mahdotonta luoda sääntöjä kaikille mahdollisille tilanteille, jonka vuoksi kovien kontrollien voima ja soveltuvuus on rajallista. Tähän avuksi organisaatio tarvitsee pehmeitä kontrolleja. Ne vahvistavat kovien kontrollien toimivuutta ja toimivat käyttäytymisen ohjaamisessa erityisesti silloin, kun selkeitä toimintaohjeita tai sääntöjä ei ole.

Pehmeät kontrollit ehkäisevät ei-toivottua käyttäytymistä ja epäeettistä toimintaa organisaatioissa. Niiden avulla vahvistetaan organisaatiokulttuuria, luodaan luottamuksellista ilmapiiriä sekä sitoutetaan ja motivoidaan työntekijöitä. Ne ovat hyvin tärkeitä organisaation tarkoituksesta, rakenteesta tai toimialasta riippumatta ja niiden huomiotta jättäminen voi johtaa organisaatiossa tehottomuuteen ja näin myös kustannusten kasvamiseen. On kuitenkin syytä huomioida, että eri organisaatioissa tarvitaan eri tyyppisiä pehmeitä kontrolleja, eivätkä ne välttämättä toimi sellaisenaan organisaatiosta riippumatta. 
 

Miten pehmeät kontrollit tunnistetaan?

Kun tutkitaan pehmeitä kontrolleja, tarkastellaan organisaation kulttuuria ja siellä ilmeneviä asenteita, käyttäytymistapoja ja ilmapiiriä. Tämän vuoksi pehmeiden kontrollien kehittäminen ja ylläpitäminen ei ole helppoa. Toisin kuin kovien kontrollien kohdalla, pehmeiden kontrollien testaaminen on usein haastavaa. Se vaatii pehmeiden kontrollien ymmärtämistä, tunnistamista ja suunnitelmallista kehittämistyötä.

Pehmeitä kontrolleja tunnistaessa voidaan lähteä liikkeelle organisaatiokulttuurista ja johtamistavoista. Organisaatiossa tulee tarkastella kulttuuria, siellä ilmeneviä arvoja ja normeja sekä asenteita ja käyttäytymistapoja. Organisaation on hyvä pohtia, minkälaisia arvoja ja käyttäytymistapoja he puoltavat käytännön toiminnassaan. Toiseksi organisaation tulee tarkastella siellä ilmenevää johtamistyyliä ja johtajien käyttäytymistä. Tunnistamisen apuna voidaan hyödyntää erilaisia kyselyjä, haastatteluja, työpajoja sekä havainnointia. Näiden keinojen avulla saatavaa kulttuuritietoa voidaan koota yhteen, ja sitä on hyvä käsitellä säännöllisesti esimerkiksi johtoryhmässä.

Pehmeiden kontrollien avulla luodaan parempaa ja hyvinvoivaa työyhteisöä. Tärkeintä niiden tunnistamisessa ja ylläpitämisessä on luottamuksellinen ilmapiiri sekä johdon vankkumaton tuki. Pehmeiden kontrollien hyödyntäminen johtaa organisaation menestymiseen ja tavoitteiden parempaan saavuttamiseen.

Tule toukokuussa järjestettävälle Auditio-risteilylle kuulemaan, millaisia pehmeitä kontrolleja organisaatioiden toiminnassa ilmenee ja hakemaan käytännön vinkkejä!