Blogi:

Vältä strategian toteuttamisen sudenkuopat huolellisella suunnittelulla

13 helmikuuta 2018

Pipsa Salkosalo , Asiantuntija |

Vuosi 2017 oli todellista kuntastrategioiden kulta-aikaa: uusi valtuustokausi toi mukanaan uudet innokkaat kunnanvaltuutetut ja uudet strategiat, joita on monissa kunnissa rakennettu yhdessä koko kuntayhteisön voimin. Nähtyäni tämän strategian luomisen innostuksen ja yhteisen tahtotilan sen toteuttamiseksi, voin vain ihmetellä, kuinka usein vanhat strategiat koetaan epäonnistuneiksi.

Epäonnistumisesta syytetään usein vanhaa strategiaa ja sen tavoitteita, mutta itseasiassa erilaisten business-tutkimusten mukaan jopa 90 % tapauksista epäonnistuneen strategian taustalla on epäonnistunut strategian toimeenpano ja sen suunnittelu (esimerkiksi Kaplan & Norton 2008).

Miten voisimme siis varmistua, että juuri tämän uuden strategian kanssa onnistuttaisiin eikä kehittämisintoa kadotettaisi? Kysymys on ajankohtainen juuri nyt, kun strategian toimeenpano-ohjelmia päivitetään tänä vuonna ympäri Suomen. Tässä kohtaa prosessia voikin olla hyvä pysähtyä miettimään hetkeksi, miten välttäisimme strategian toimeenpanon sudenkuopat. Alle olenkin koonnut muutamia vinkkejäni siitä, miten niihin voisi varautua etukäteen.

#1 Anna muutostyölle aikaa ja resursseja

Jo strategiaprosessien aikana useissa henkilöstötyöpajoissa on noussut esiin jatkuva huoli kehittämiseen varattujen resurssien riittävyydestä. Ajanpuute onkin strategian toteuttamisen pahin vihollinen, joka muuttaa kehittämisinnon pian pakkopullaksi. Arjen vastuut täyttävät kalenterit nopeasti strategiaprosessin jälkeen, ja mikäli emme raivaa oikeasti aikaa strategian toimenpiteiden toteuttamiselle, emme voi odottaa suuria strategian toteutumiseltakaan. Toimenpiteiden toteuttaminen vaatii aikaa, joten organisaatiokulttuuria ei muuteta ilman ajallista panostamista. Tämä vaatii kuitenkin päätöstä siitä, että strategian toteuttamiselle ja yhdessä kehittämiselle annetaan aikaa. Tarvittaessa myös priorisoidaan strategia luopuen joistain muista tehtävistä.

#2 Älä haukkaa liian isoa palaa kerralla

On kuitenkin hyvä olla realisti ja hyväksyä jo alussa, että vaikka meillä olisi kuinka innostunut ilmapiiri heti strategian valmistuttua, ei organisaation arki muutu yhdessä yössä. Strategialle voi olla kuolinisku, että innoissaan lähdetään toteuttamaan kaikkia toimenpiteitä kerralla tai liian isoin askelin. Jos strateginen kehittäminen ei ole organisaatiolle tuttua, vie uusien toimintamallien opettelukin jo oman aikansa. Keskittykää vaikka yhden tavoitteen toteuttamiseen kerrallaan ja lähtekää pienestä liikkeelle. Nostakaa kehittämiseen varattua aikaa vaiheittain. Pääasia on, että pääsette kehittämisessä liikkeelle. Myöskään kuukausi tai kaksi ilman isompia edistysaskelia ei haittaa mitään, vaan huomattavasti tärkeämpää on tehdä omien resurssien puitteissa edes jotain pientä tavoitteiden toteuttamiseen ympäri vuoden ja tuoda myös viestinnän keinoin esiin nämä askeleet.

#3 Ota huomioon yksilölliset lähtökohdat

Vaikka strategian toteuttamisessa peräänkuulutetaan aina uusia ideoita ja teknologioita, tulee muistaa, että loppujen lopuksi strategisen muutoksen saavat aina aikaan ihmiset, ja strategian toteuttamisessa on aina kyse ihmisten johtamisesta. Ihmisten lähtökohdat strategian toimeenpanolle ovat kuitenkin erilaiset –  työtaakasta ja odotuksista lähtien. Jollakin työntekijällä, tiimillä tai yksiköllä voi olla täydet edellytykset itsenäiseen tavoitteiden toteuttamiseen, mutta joku toinen voi kaivata vahvempaa sparrausta ja tukea jo ohjelmatyön perusasioiden ymmärtämisessä. Tunnista siis oman organisaatiosi kehittämis- ja muutosvalmius, ja tee toteuttamissuunnitelmat näihin perustuen.

#4 Ole kärsivällinen

Strategian toteuttaminen jää harvemmin kiinni hyvien ja uusien ideoiden puutteesta, vaan enemmänkin siitä, että toimijoilta puuttuu kärsivällisyys tehdä kehittämistyötä säännöllisesti. Kaikki uudet ideat halutaan usein toteuttaa heti, jolloin on vaarana, että jotain jo tehtyä ja hyvää valuu keskeneräisenä pesuveden mukana hukkaan. Strategian toteuttamisessa tärkeää onkin lopulta kärsivällisyys ja pitäminen kiinni sovituista toimenpiteistä. Vaikkemme aivan heti näe toteutettujen ideoiden tuloksia, ei se välttämättä tarkoita, että teemme vääriä asioita – vaikutukset näkyvät usein pitkällä tähtäimellä.

#5 Muutos tulee tehdä yhdessä

Vastuu strategian toteuttamisesta on lopulta aina kuntajohdolla ja -valtuustolla, sillä kukaan ei johda muutosta ja anna siihen resursseja henkilöstölle teidän puolestanne. Kuitenkaan ei voi olla korostamatta riittävästi sitä, kuinka tärkeää on, että strategian toteuttamiseen etsitään aktiivisesti kumppaneita. Innostakaa siis strategian toteuttamiseen koko kuntayhteisö: myös järjestöt ja yritykset sekä alueelliset kumppanit. Kerätkää siis ympärillenne joukko kehittämishenkisiä ihmisiä – sparraukselle ja avulle on aina tarvetta muutosmatkalla.

 

Onko teidän kunnassanne jo tehty uusi kuntastrategia tai suunniteltu strategian toteuttamista? BDO Oy tarjoaa kuntayhteisöille tukea strategian toimeenpanoon, sekä ohjelmien ja ohjeistusten päivittämiseen. Ota yhteyttä!