Blogi:

Tarkastuslautakunnan rooli ja moninaiset tehtävät

12 kesäkuu 2017

Valtuustokauden vaihtuessa uudet tarkastuslautakunnat aloittavat toimintansa kesällä 2017. Toimikauden aluksi on hyvä pysähtyä pohtimaan, millainen rooli tarkastuslautakunnalla on arvioinnin ja tarkastuksen järjestämisessä ja muissa lautakunnan tehtävissä. Tarkastuslautakunnan tehtäviä kunnan valvontajärjestelmässä on lisätty kuntalakiin, ja uudet tarkastuslautakunnat vastaavat 1.6.2017 alkaen myös kunnan johtavien luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuuksien valvonnasta.
 

Hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämisestä sidonnaisuusilmoitusten valvontaan

Lautakunnan keskeisenä tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Tarkastuksen järjestämistä koskeviin tehtäviin sisältyvät muun muassa tilintarkastajan valintaa koskevan tarjouskilpailun järjestäminen ja ehdotuksen teko valtuustolle sekä tilintarkastussopimuksen noudattamisen valvonta. Lautakunta valmistelee tilintarkastuksen hankinnan myös kuntakonserniin kuuluvien tytäryhtiöiden osalta. Tarkastuslautakuntien tehtävät määräytyvät kuntalain 121 § perusteella, minkä lisäksi kunnan hallintosäännössä voidaan osoittaa tarkastuslautakunnalle myös muita tehtäviä.

Kuntalain muutosten myötä 1.6.2017 alkaen tarkastuslautakunnan tehtävät täydentyivät sidonnaisuusilmoitusten valvonnalla.

Tietyt johtavat luottamushenkilöt ja viranhaltijat ovat velvoitettuja tekemään sidonnaisuusilmoituksen johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan liiketoimintaa harjoittavissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.

Sidonnaisuusilmoitukset tehdään tarkastuslautakunnalle, jonka tehtävä on valvoa ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarvittaessa lautakunta voi kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Sidonnaisuudet kootaan sidonnaisuusrekisteriin, jonka tiedot tulee julkaista yleisessä tietoverkossa.
 

Kuntalain muutos laajentaa näkökulmaa - toiminnan, tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi

Tarkastuslautakunnan tehtävänä on myös arvioida valtuuston asettamien tavoitteiden saavuttamista ja toiminnan tuloksellisuutta – siis sitä, miten hyvin kunnanhallitus ja muut tilivelvolliset ovat tavoitteissaan onnistuneet. 

Tarkastuslautakunnan arviointi kohdistuu ensisijaisesti siihen, ovatko valtuuston talousarviossa kunnalle ja kuntakonsernille asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet toteutuneet. Arviointitehtävä ei kuitenkaan rajoitu vain talousarvion toteutumisen tarkasteluun.

Kuntalain muutosten myötä osaksi tarkastuslautakunnan arviointitehtävää on vakiintunut kunnan ja kuntakonsernin toiminnan, toimintatapojen ja palvelujen järjestämisen tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi.

Kuntalain perusteluissa on korostettu, että tarkastuslautakunnan arvioinnin tulee olla objektiivista ja luotettavaa, ja arvioinnissa tulisi kiinnittää huomiota erityisesti niihin tavoitteisiin, jotka eivät toteutuneet.

Tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arvioinnin laajuus, menetelmät ja kohteet ovat pitkälti tarkastuslautakunnan itsensä ratkaistavissa, ja monesti asiaan otetaan kantaa jo tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelmassa. Tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi edellyttää kunnan toiminnan ja tavoitteiden riittävän syvällistä ymmärtämistä -  yhteistyö ja vuorovaikutus kunnan eri toimialojen ja viranhaltijoiden kanssa kuin myös perehtyminen asetettuihin tavoitteisiin ja niiden mittaamiseen ovat avainasemassa tuloksellisuuden arvioinnissa.

Tarkastuslautakunnat arvioivat yhä useammin myös kuntastrategiassa asetettujen tavoitteiden toteutumista sekä tavoiteasetannan johdonmukaisuutta – toteuttavatko talousarviotavoitteet kuntastrategian päämääriä.

Tavoiteasetannan johdonmukaisuuden tarkastelun lisäksi on usein tarpeen arvioida tavoitteiden mitattavuutta – onko tavoitteiden saavuttamisen mittaamiseksi asetettu määrällisiä ja laadullisia mittareita, ja millaista tietoa niiden avulla voidaan tuottaa. Lisäksi tarkastuslautakunnan on kuntalain mukaan arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella, mikäli kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää.

Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän käytännön toteuttaminen pohjautuu arviointisuunnitelmaan, jonka laatiminen tuli pakolliseksi kuntalain uudistuksessa. Arviointisuunnitelma on oivallinen väline lautakunnan työn painopisteiden ja tavoitteiden määrittelyssä, ja suunnitelman valmistelu on luontevaa ottaa asialistalle heti lautakunnan toimikauden alussa. Suunnitelmassa voidaan linjata arviointikohteita, -menetelmiä ja –kriteereitä sekä työn käytännön organisointia ja aikataulutusta. Käytännössä lautakunnalla on laaja harkintavalta sen suhteen, mitä suunnitelmassa painotetaan – keskeisten ja olennaisten aiheiden tunnistaminen on suunnittelussa avainasemassa. Tiedonkulun varmistamiseksi arviointisuunnitelma ja siihen vuoden aikana tehtävät muutokset voidaan antaa tiedoksi valtuustolle.
 

Kuluneen vuoden tulokset – onnistumiset ja epäonnistumiset – tiivistyvät arviointikertomukseen

Tarkastuslautakunnan arviointityön tuloksista raportoidaan arviointikertomuksessa, joka käsitellään keväällä valtuustossa tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä.

Arviointikertomus on usein tarkastuslautakunnan arviointityön näkyvin osa – raportti, johon tiivistyy lautakunnan käsitys kuluneen vuoden onnistumisista ja epäonnistumisista kunnan toiminnassa.

Arviointikertomuksen lisäksi lautakunta voi antaa valtuustolle myös muita tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä.

Arviointikertomuksen tulee perustua riittävään ja dokumentoituun tietoperustaan ja se tulisi laatia huomioiden valtuuston ja kuntalaisten tietotarpeet. Arviointikertomuksessa on luontevaa painottaa arviointisuunnitelmassa keskeisiksi määriteltyjä aiheita, siis vastata suunnitelmassa asetettuihin kysymyksiin. Arviointikertomuksessa esitettyihin havaintoihin voidaan kytkeä myös tarkastuslautakunnan suosituksia, mikä on hyvä keino lisätä raportoinnin vaikuttavuutta.
 

Tarkastuslautakunnan monipuolinen rooli – vallan vahtikoira vai rohkaisija?

Tarkastuslautakunnan rooliin kunnan toiminnan arvioijana kohdistuu monia erilaisia odotuksia. On tavallista, että kunnan paikalliset olosuhteet ja toimintakulttuuri näkyvät tarkastuslautakunnan työssä ja toimintatavoissa. Vaikka kriittisen näkökulman esiin tuominen ja huomion kiinnittäminen toteutumatta jääneisiin tavoitteisiin kuuluvat tarkastuslautakunnan toimintaan, on tärkeää, että lautakunta ei puutu kunnan operatiiviseen toimintaan tai päivän politiikkaan. Usein on myös perusteltua, että keskeneräisiin tai merkitykseltään vähäisiin asioihin ei takerruta liiaksi.

Epäkohtiin puuttumisen ohella tarkastuslautakunnan arvioinnissa ja arviointikertomuksessa on paikallaan pohtia myös sitä, mikä on mennyt hyvin – ja antaa positiivista palautetta, kun siihen on aihetta.