Kouvolan kaupunki rakensi tietopohjan päätöksenteon tueksi yhdessä BDO:n kanssa

Kun sidosyksikköhankintojen reunaehdot tiukkenevat ja muuttuvat, kuntien on yhä tärkeämpää tehdä eri palvelujen tuotantotapaa koskevat päätökset huolellisen analyysin pohjalta oletusten tai aiempien käytäntöjen sijaan. Kouvolan kaupunki tarttui tähän haasteeseen ennakoivasti ja käynnisti BDO:n kanssa talous- ja palkkahallinnon tuotantotapaselvityksen, jonka avulla kaupunginhallitus tulee saamaan päätöksentekonsa tueksi vertailukelpoisen ja perustellun kokonaiskuvan eri vaihtoehdoista. 

Miksi tällainen selvitys kannattaa tehdä? 

Talous-, palkka- ja ICT-hallinnon tuotantotapaa koskevat päätökset ovat kunnissa pitkävaikutteisia. Ne sitovat resursseja, vaikuttavat kustannusrakenteeseen vuosiksi eteenpäin ja koskettavat satoja työntekijöitä palvelujen käyttäjinä. Lopulta ne vaikuttavat myös kuntalaisten arkeen. 

Hankintalakiin tehdyt muutokset, erityisesti sidosyksikköhankintojen omistusosuusvaatimusten kiristyminen, tekevät tilanteesta entistä mielenkiintoisemman. Aiemmin itsestään selviltä tuntuneet ratkaisut eivät välttämättä ole enää käytettävissä, ja vaihtoehtoja on punnittava uudelleen. 

– Halusimme tehdä päätöksen tietoon perustuen. Iso motiivi selvityksen tekemiselle oli juuri se, että emme halunneet ryhtyä suin päin kilpailuttamaan, vaan katsoa vaihtoehdot huolella läpi. Näin kaupunginhallituksen päätös tulee perustumaan selvitykseen eikä olettamuksiin tai aiempiin tekemisiin, kertoo Kouvolan kaupungin talousjohtaja Hellevi Kunnas. 

Selvitys auttaa myös välttämään tyypillisen sudenkuopan, jossa kilpailutukseen lähdetään ilman riittävää käsitystä siitä, mitä todella halutaan ostaa ja millä reunaehdoin. Ilman pohjatyötä lopputulos jää helposti aiemman sopimuksen toisinnoksi. 

Kokonaiskuva ja vaihtoehdot päätöksenteon tueksi 

Selvityksessä tarkasteltiin talous- ja palkkahallinnon nykytilaa, tunnistettiin keskeiset kehityskohteet ja vertailtiin eri tuotantotapavaihtoehtoja, kuten ulkoistamista, omaa tuotantoa ja näiden yhdistelmiä. Työ perustui laajaan analyysiin, jossa hyödynnettiin syvähaastatteluja, sähköistä henkilöstökyselyä, työpajoja sekä kustannus- ja volyymitietoja. Lisäksi tehtiin vertailuselvitys toiseen kaupunkiin, joka oli aiemmin palauttanut sekä palkka- että taloushallinnon omaksi tuotannoksi.

Analyysi vahvisti, että palveluissa on toimivat peruslähtökohdat. Samalla tunnistettiin selkeitä mahdollisuuksia kehittää toimintaa erityisesti digitalisaation, automaation ja läpinäkyvyyden osalta. Tuotantotapavaihtoehdoista laadittiin SWOT-analyysit ja riskiarvioinnit, ja skenaarioita mallinnettiin yksityiskohtaisesti kustannusten, volyymien ja riskien näkökulmasta. 

– Meille oli tärkeää, että tarkastelu antaa aidosti vaihtoehtoja ja konkreettista tukea päätöksentekoon. Saimme selkeän kuvan siitä, mitä eri toteutusvaihtoehdot tarkoittavat meille käytännössä ja millaisia vaikutuksia niillä on kustannuksiin, riskeihin ja toteutettavuuteen, Kunnas jatkaa. 

Tiukka aikataulu ja sujuva yhteistyö 

Selvitys toteutettiin verrattain tiukassa aikataulussa, mikä asetti omat vaatimuksensa niin BDO:n tiimille kuin kaupungin avainhenkilöille. Yhteistyö koettiin kuitenkin alusta loppuun sujuvaksi ja käytännönläheiseksi. 

– BDO:n vahvuutena oli kyky yhdistää analyysi, markkinanäkemys ja käytännön toteutettavuus. Erityisen arvokasta oli, että keskustelu ei jäänyt teoreettiselle tasolle, vaan vaihtoehtoja sparrattiin realistisesti meidän tilanteeseemme sopiviksi. Tiukasta aikataulusta huolimatta kaikki sujui mutkattomasti ja koimme saaneemme jopa hieman enemmän kuin alun perin sovimme, Kunnas kiteyttää. 

– Tavoitteenamme on olla aidosti asiakkaan rinnalla koko työn ajan. Analyysin lisäksi haluamme luoda vaihtoehtoja yhdessä ja varmistaa, että lopputulos on hyödynnettävissä päätöksenteossa. Hankintalakiuudistuksen myötä tämän tyyppisten selvitysten merkitys kasvaa, sillä kunnilta vaaditaan yhä parempaa ennakointia ja perusteltua valmistelua, korostaa BDO:n Head of Consulting Vesa Vuorinen. 

Auttoiko selvitys? 

– Työ antoi meille selkeän pohjan jatkovalmistelulle ja päätöksenteolle. Se auttoi hahmottamaan sekä lyhyen että pitkän aikavälin vaikutuksia ja ennen kaikkea jäsentämään, mikä vaihtoehto tukee parhaiten kaupungin tavoitteita kokonaisuutena. Kunnallisessa toimintaympäristössä ja erityisesti uudistuneen hankintalain valossa tämä on tärkeää, Kunnas päättää. 

Vastaavanlaiset tuotantotapaselvitykset soveltuvat myös laajempiin kokonaisuuksiin.

– Kouvolassa tarkastelu rajattiin talous- ja palkkahallintoon, mutta useissa kunnissa selvityksen piiriin on perusteltua ottaa esimerkiksi ICT-palvelut ja muut tukipalvelut. Monessa tilanteessa voi olla järkevää edetä myös seudullisena yhteistyönä lähialueen kuntien kanssa ja yksi tunnistettu vaihtoehto muutosten toteuttamiseen onkin uuden sidosyksikön perustaminen tai vastaava muu kuntien yhteistoimintamalli. BDO tukee asiakkaitaan myös näissä hankkeissa yhdistämällä toimialatuntemuksen, hankintaosaamisen ja käytännönläheisen sparrauksen, Vuorinen summaa.