Ostojen ja hankintojen strateginen ohjaaminen ja vaikutusten arviointi

Julkisten hankintojen vaikuttavalla johtamisella ja ohjaamisella voidaan edistää julkisen talouden kestävyyttä ja julkisten hankintojen yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Tiedolla johtamisen keinoin sekä vaikuttavuuden jälkikäteisillä arvioinneilla voidaan tukea ja seurata strategisten tavoitteiden toteuttamista hankinnoissa. 

Kuinka voidaan varmistaa keskeisten strategisten tavoitteiden toteutuminen hankinnoissa?

Tavoitteen asettelu

Lähtökohtana on, että hankintayksikkö tunnistaa ne hankinnat tai hankintakokonaisuudet, joilla on merkitystä strategisten tavoitteiden osalta ja käydään pohdintaa siitä, millä keinoin hankintojen osalta saavutetaan asetetut tavoitteet. On hyvä määrittää ne keskeiset tavoitteet, jotka hankintaorganisaation on huomioitava hankintoja tehdessään sekä ohjeistaa hankintaorganisaatiota strategian täytäntöönpanemisen varmistamiseksi. Huomioithan nämä myös konsernitason omistajaohjauksessa. 

Sisäinen organisointi

Hankintojen ja ostotoimen organisointi ei ole vain teknisen kilpailutusprosessin järjestämistä ja resursoimista. Hankintojen ohjaamiseksi luodaan toimiva organisaatio, joka huomioi myös suunnitelmallisuuden, riskien ennakollisen arvioinnin, tiedon keräämisen ja raportoinnin johdolle hankintojen vaikuttavuuden arvioimiseksi. Tämä sisältää myös hankintojen jatkuvan seurannan ja jälkikäteisen arvioinnin. 

Seuranta ja arviointi

Toimittajien ja alihankkijoiden suoriutumisella voi olla olennainen merkitys organisaation toiminnalle. Toimittajahallinnalla voidaan varmistaa ennakolta mahdolliset mainehaitat organisaatiolle ja ehkäistä toiminnan keskeytymiseen liittyviä riskejä. Työkaluja toimittajahallintaan on hankittavissa organisaation toiminnan tueksi. 
Koko hankintatoimen arvioinnin keinoja ovat ulkoiset arvioinnit laadukkaan toiminnan varmistamiseksi sekä myös hankkeisiin tai hankintoihin liittyvät jälkikäteiset sisäiset tarkastukset. 

Tukipalveluita vastuullisen ja kestävän hankintatoimen järjestämiseen

Me BDO:lla voimme avustaa strategisen hankinnan johtamis- ja ohjausmallin luomisessa, omistajaohjauksessa, tarvittavien työkalujen, kuten ohjeiden, mittareiden, sopimusmallien, seuranta- tai raportointilomakkeiden ja vastaavien luomisessa, tiedolla johtamisen kehittämisessä, sekä hankintoihin liittyvissä juridisissa kysymyksissä. Lisäksi voimme sisäisen tarkastuksen keinoin tarkastaa ja arvioida toiminnan tuloksellisuutta ja kehittämistarpeita sekä varmentaa, että organisaation kestävyysraportointi on vaatimusten mukaista.