Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena rekisterinpitäjänä toimii BDO Oy. BDO Oy:n konserniin kuuluvat yhtiöt, BDO Audiator Oy ja BDO Erityistarkastus Oy, toimivat yhteisrekisterinpitäjinä BDO Oy:n kanssa. Tässä tietosuojaselosteessa ”BDO” tarkoittaa edellä mainittuja yhtiöitä.

BDO:n tietosuojavastaavana toimii Helge Vuoti.

Olemme osa kansainvälistä BDO verkostoa, tässä tietosuojaselosteessa ”BDO-verkosto”. BDO-verkosto on tilintarkastus- ja konsultointipalveluita tarjoavien itsenäisten jäsenyhtiöiden muodostama globaali verkosto, joka toimii yli 160 maassa.

Käsittelemämme henkilötiedot

Asiakassuhteen hallinnoinnissa BDO toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Käsittelemme nykyisten, entisten ja potentiaalisten asiakkaiden ja asiakkaan yhteyshenkilöiden, vastuuhenkilöiden, edunsaajien sekä muiden henkilöiden henkilötietoja, jotka voivat olla tarpeen asiakassuhteen hallinnoimiseksi.

Käsiteltävät tiedot sisältävät yhteystietoja, kuten nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilön edustaman organisaation nimi sekä titteli/asema organisaatiossa. Asiakkaan hyväksymisprosessin yhteydessä käsittelemme tarvittavia tietoja ja asiakirjoja asiakkaan, tämän edustajien ja edunsaajien tuntemiseksi, tunnistamiseksi ja henkilöllisyyden todentamiseksi sekä asiakkaan taustan, kuten edunsaajien omistusten, tarkistamiseksi, sekä muita sovellettavan lainsäädännön edellyttämiä asiakkaan tuntemistietoja.

Voimme myös pyytää asiakkailtamme palautetta tarjoamistamme palveluista.

Käsiteltävät tiedot kerätään lähtökohtaisesti asiakkaalta, ja joissakin tilanteissa asiakkaan kotisivuilta tai kolmansilta osapuolilta kuten kaupparekisteristä tai muista julkisista tietokannoista.

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja palveluitamme koskevien kyselyiden, palveluitamme koskevien tarjousten ja sopimusneuvotteluiden yhteydessä, sekä sovittujen asiakastoimeksiantojen suorittamiseksi ja asiakassuhteen hallinnoimiseksi, sisältäen esim. pääsyn järjestämisen sovittuihin järjestelmiin ja palveluihin, ja asiakasyhteydenpitoon. Käsittely perustuu sopimusvelvoitteidemme täyttämiseen.

Ennen asiakkaan ja toimeksiannon hyväksymistä sekä asiakassuhteen ja toimeksiannon aikana, käsittelemme henkilötietoja tilintarkastajia koskevan lainsäädännön edellyttämien tilintarkastajan esteettömyys- ja riippumattomuustarkistusten suorittamiseksi sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lainsäädännön mukaisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi. Näihin toimenpiteisiin lukeutuvat muun muassa asiakkaan tunnistaminen, henkilöllisyyden todentaminen, tosiasiallisten edunsaajien tunnistaminen, asiakkaan tunteminen ja seuranta, sekä muut soveltuvan lainsäädännön edellyttämät toimenpiteet. Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää myös rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesu tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Käsittely perustuu BDO:n lakisääteiseen velvoitteeseen.

Käsittelemme henkilötietoja myös kirjanpito- ja verotuslainsäädännöstä johtuvien velvoitteidemme täyttämiseksi. Käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Tietoja käsitellään sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin, kuten laskutus, saatavien perintä ja taloushallinnon muut tarpeet, ja erinäisten sisäisten tukipalveluiden järjestämiseksi, liiketoimintamme ja palveluntarjontamme kehittämiseksi, riskienhallintatoimenpiteiden toteuttamiseksi, kuten vakuuttaminen ja työmme dokumentointi, sekä tarvittaessa oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi ja niihin vastaamiseksi. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme liittyen asiakastoimeksiantoihin.

Käsittely- ja säilytysaika

Asiakkaan toimeksiantosopimuksen täyttämiseksi käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen toimeksiannon suorittamiseksi ja hallinnoimiseksi sekä sopimussuhteeseen liittyvien velvollisuuksiemme täyttämiseksi ja oikeuksiemme toteuttamiseksi. 

Rahanpesua ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lainsäädännön noudattamiseksi käsiteltävät tiedot, poislukien toimeksiantosopimuksen täyttämiseksi vaadittavat tiedot, poistetaan viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisestä.

Kirjanpitolainsäädännön noudattamiseksi käsiteltävät tiedot, kuten laskutukseen liittyvät tiedot, poistetaan kuuden (6) vuoden kuluttua kyseisen tilikauden päättymisestä.

Toimeksiannon valmistumisen jälkeen toimeksiantoon liittyvät tietoja ja asiakirjoja, mukaan lukien henkilötietoja, säilytetään yksitoista (11) vuotta toimeksiannon päättymisestä, ellei asiakkaan kanssa ole sovittu pidemmästä säilytysajasta, tai jatkokäsittely ole tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Pääsy tietoihin ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät BDO:n työntekijät, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi, ja joita sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu asianmukaisilla teknisillä suojakeinoilla sekä käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

IT-järjestelmiemme toimittajilla ja IT-palveluidemme tarjoajilla voi olla palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan pääsy henkilötietoihin siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai tekniseksi toteuttamiseksi. Edellytämme, että kaikki alihankkijamme noudattavat toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoidemme kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan BDO:n lukuun ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa BDO-verkostoon kuuluville yhtiöille asiakashyväksyntäprosessin yhteydessä. Luovutuksiin BDO-verkostoon kuuluvien yhtiöiden välillä sovelletaan jäsenyhtiöitä sitovia sääntöjä, BDO’s Binding Corporate Rules, rekisterinpitäjille ja käsittelijöille.

Henkilötietoja voidaan EU:n tai kansallisen lainsäädännön niin edellyttäessä luovuttaa toimintaamme valvoville viranomaisille, perintätoimistoille sekä neuvonantajillemme mahdollisen oikeusvaateiden laatimisen, esittämisen ja puolustamisen yhteydessä.

Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Euroopan komission antamaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai ilman että käsittelyn osapuolet ovat sitoutuneet Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin ja tietojen siirrolle on taattu soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia vastaava tietosuojan taso sekä on arvioitu tarve täydentävien suojatoimien toteuttamiselle, paitsi jos meillä on siihen velvollisuus sovellettavan unionin oikeuden tai kansallisen lain perusteella. Ilmoitamme asiakkaallemme kyseisestä velvollisuudesta ennen siirtämistä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä yleistä etua koskevan tärkeän syyn vuoksi.

Käsiteltävät tiedot

Toimittajien, alihankkijoiden, muiden yhteistyökumppaneiden ja heidän edustajiensa henkilötietojen osalta BDO toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Käsittelemme liiketoimintamme yhteydessä käyttämiemme toimittajien, alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppaneiden sekä heidän edustajiensa ja työntekijöidensä henkilötietoja kyseisen liikesuhteen hallinnoimiseksi.

Käsiteltävät henkilötiedot sisältävät rekisteröidyn yhteystietoja, kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite sekä asema organisaatiossa. Palvelusta riippuen käsittelemme myös kyseiseen palveluun liittyviä rekisteröidyn henkilötietoja kuten CV-tietoja ja laskujen aikaerittelyjä.

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, tai kyseiseltä toimittajalta, alihankkijalta, julkisista tietolähteistä tai yhteistyökumppanilta rekisteröidyn työnantajana.

Käsittelyn tarkoitus

Toimittajien, alihankkijoiden tai yhteistyökumppanien ja/tai heidän edustajiensa ja työntekijöidensä henkilötietoja käsitellään heidän kanssansa solmimamme sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin, kuten palvelun hankkimiseksi, palveluiden käyttämiseksi ja hallitsemiseksi, sopimussuhteen hallinnoimiseksi, yhteydenpitoon, laskujen käsittelyyn ja maksamiseen tai kirjanpito- ja verotustarkoituksiin. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä osana toimittajien, alihankkijoiden tai yhteistyökumppanien hyväksymis- ja taustaselvitysprosessia. Mikäli toimittaja tai alihankkija osallistuu asiakastoimeksiantoon, joka kohdistuu julkiseen kaupankäynnin kohteena olevaan yhtiöön, toimittaja lisätään sisäpiirirekisteriin.

Mikäli rekisteröidyt ovat kyseisen yhteistyökumppanin edustajia tai työntekijöitä, heidän henkilötietojaan käsitellään perustuen oikeutettuun etuumme sopimusten hallinnoimiseksi sekä niihin liittyvien oikeuksiemme toteuttamiseksi ja velvollisuuksiemme täyttämiseksi. Kun sopimuskumppanimme on yksilö, käsittelemme henkilötietoja sopimuksen täyttämisen perusteella.

Tarvittaessa voimme käsitellä henkilötietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi oikeutetun etumme perusteella.

Käsittely- ja säilytysaika

Henkilötietoja, joita käsitellään yhteistyökumppanimme kanssa solmimamme sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin, käsitellään niin kauan kuin se on tarpeen kyseisen sopimussuhteen hallinnoimiseksi ja sopimussuhteeseen liittyvien oikeuksiemme toteuttamiseksi ja velvollisuuksiemme täyttämiseksi.

Kirjanpitolainsäädännön noudattamiseksi käsiteltävät tiedot, kuten laskutukseen liittyvät tiedot, poistetaan kuuden (6) vuoden kuluttua kyseisen tilikauden päättymisestä.

Henkilötietoja sisältävät sopimukset ja siihen liittyvät asiakirjat poistetaan yhdentoista (11) vuoden jälkeen sopimuksen päättymisestä, ellei jatkokäsittely ole tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Pääsy tietoihin ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät BDO:n työntekijät, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi ja joita sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu teknisillä suojakeinoilla sekä käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

IT-järjestelmiemme toimittajilla ja IT-palveluidemme tarjoajilla voi olla palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan pääsy henkilötietoihin siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai tekniseksi toteuttamiseksi. Edellytämme, että kaikki alihankkijamme noudattavat toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoidemme kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan BDO:n lukuun ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan EU:n tai kansallisen lainsäädännön niin edellyttäessä luovuttaa toimintaamme valvoville viranomaisille, perintätoimistoille sekä neuvonantajillemme mahdollisen oikeusvaateiden laatimisen, esittämisen ja puolustamisen yhteydessä.

Tietojen luovutus EU/ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Euroopan komission antamaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai ilman että käsittelyn osapuolet ovat sitoutuneet Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin ja tietojen siirrolle on taattu soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia vastaava tietosuojan taso sekä on arvioitu tarve täydentävien suojatoimien toteuttamiselle, paitsi jos meillä on siihen velvollisuus sovellettavan unionin oikeuden tai kansallisen lain perusteella. Ilmoitamme rekisteröidylle kyseisestä velvollisuudesta ennen siirtämistä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä yleistä etua koskevan tärkeän syyn vuoksi.

Käsiteltävät tiedot

Suorittaessamme lakisääteisiä tilintarkastustoimeksiantoja olemme rekisterinpitäjä toimeksiannon puitteissa käsittelemiemme henkilötietojen osalta. Käsittelemme henkilötietoja siinä laajuudessa kuin tilintarkastustoimeksiannon suorittaminen sovellettavan lainsäädännön ja hyvän tilintarkastustavan mukaisesti edellyttää.

Toimeksiantojen yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot voivat vaihdella riippuen suoritettavasta tarkastuksesta ja tarkastuksen kohteesta. Käsittelemämme henkilötiedot ovat tyypillisesti tarkastuskohteen omistajien, vastuu- ja johtohenkilöiden ja työntekijöiden henkilötietoja. Pyydämme tarkastuskohdetta toimittamaan meille henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin se on tarpeen toimeksiannon suorittamiseksi.

Käsiteltäviin henkilötietoihin sisältyy tietoja kuten nimi, henkilötunnus, kansallisuus ja asuinkunta sekä yhteystietoja kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Työntekijöiden ja johdon osalta käsittelemme työsuhteeseen liittyviä tietoja, kuten työntekijänumero, osasto, asema ja työnimike, palkka ja edut, pankkitilin numero ja verotiedot sekä terveys- ja poissaolotietoja, kuten lääkärintodistukset ja tiedot sairauslomista, virkavapaista ja perhevapaista. Lisäksi käsittelemme työmarkkinajärjestön jäsenyystietoja, sekä muita henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tilintarkastuksen suorittamiseksi lain ja hyvän tilintarkastustavan mukaisesti.

Omistajien osalta käsittelemme tyypillisesti myös omistusosuustietoja ja hallituksen osalta palkitsemistietoja sekä muita henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tilintarkastuksen suorittamiseksi lain ja hyvän tilintarkastustavan mukaisesti.

Käsittelemme erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia ja vastaavia henkilötietoja, kuten henkilön terveyttä koskevia tietoja, työmarkkinajärjestön jäsenyyttä, verotusta koskevia tietoja tai tietoja, jotka sisältävät uskonnollista tai filosofista vakaumusta koskevia tietoja, ainoastaan siltä osin kuin se on välttämätöntä tarkastuksen suorittamiseksi.

Pääosa tilintarkastusta varten käsittelemistämme henkilötiedoista kerätään suoraan tarkastuskohteelta tai kolmannen osapuolen kautta, kuten konserniyhtiöiltä, toimittajilta, veroviranomaisilta, kaupparekistereistä ja muista julkisista lähteistä. Tilintarkastustoimeksiantojen yhteydessä käsittelemme sellaisten henkilöiden tietoja, joihin meillä ei ole suoraa suhdetta.

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on suorittaa tilintarkastustoimeksianto sovellettavan lainsäädännön ja hyvän tilintarkastustavan mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tilintarkastusasiakkaan kanssa tekemämme sopimuksen täyttämiseen tarkastuskohteen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Käsittely- ja säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin se on tarpeen tilintarkastuksen suorittamiseksi. Tilintarkastustoimeksiantojen tietoja säilytetään kuusi (6) vuotta sen vuoden päättymisestä, kun toimeksianto tai sen perusteella tehtävät jatkotoimenpiteet (esim. oikeudenkäynnit) päättyneet. Hanketarkastuksissa toimeksiantoon liittyvää aineistoa säilytetään kolmentoista (13) vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä. Säilytysaika perustuu mahdollisiin jälkitarkastuksiin, joita eri rahoittajatahot voivat tehdä jälkikäteen.

Pääsy tietoihin ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät BDO:n työntekijät, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi ja joita sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu asianmukaisilla teknisillä suojakeinoilla sekä käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

IT-järjestelmiemme toimittajilla ja IT-palveluidemme tarjoajilla voi olla palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan pääsy henkilötietoihin siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai tekniseksi toteuttamiseksi. Edellytämme, että kaikki alihankkijamme noudattavat toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoidemme kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan BDO:n lukuun ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan EU:n tai kansallisen lainsäädännön niin edellyttäessä luovuttaa toimintaamme valvoville viranomaisille, perintätoimistoille sekä neuvonantajillemme mahdollisen oikeusvaateiden laatimisen, esittämisen ja puolustamisen yhteydessä.

Tietojen siirrot EU/ ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Euroopan komission antamaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai ilman että käsittelyn osapuolet ovat sitoutuneet Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin ja tietojen siirrolle on taattu soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia vastaava tietosuojan taso sekä on arvioitu tarve täydentävien suojatoimien toteuttamiselle, paitsi jos meillä on siihen velvollisuus sovellettavan unionin oikeuden tai kansallisen lain perusteella. Ilmoitamme asiakkaallemme kyseisestä velvollisuudesta ennen siirtämistä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä yleistä etua koskevan tärkeän syyn vuoksi.

Käsiteltävät tiedot

Suorittaessamme henkilöveroilmoituksiin liittyviä palveluita henkilöasiakkaillemme olemme rekisterinpitäjänä toimeksiannon puitteissa käsittelemiemme henkilötietojen osalta. Käsittelemme henkilötietoja siinä laajuudessa kuin toimeksiannon suorittaminen edellyttää. 

Toimeksiantojen yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot voivat vaihdella riippuen suoritettavasta tarkastuksesta ja tarkastuksen kohteesta. Pyydämme asiakastamme toimittamaan meille henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin se on tarpeen toimeksiannon suorittamiseksi.

Käsittelemme henkilöasiakkaamme henkilötietoja. Käsiteltäviin henkilötietoihin sisältyy tietoja kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, siviilisääty, sukulaissuhteet, kotimaa, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, palkkatiedot, muut tulot, sijoitukset, luontoisedut, verotuksellinen status, osakeomistukset, pankkiyhteystiedot, titteli, työnantaja, työsuhteen ehdot, muut työsuhteeseen liittyvät tiedot ja muut henkilötiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon suorittamiseksi.

Käsittelemme erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten ammattiliiton jäsenyyttä tai uskonnollista tai filosofista vakaumusta koskevia tietoja, ainoastaan siltä osin kuin se on ehdottoman välttämätöntä toimeksiannon suorittamiseksi.

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan pääosin henkilöasiakkaaltamme.

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on suorittaa asiakkaan kanssa sovittu toimeksianto. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan kanssa tekemämme sopimuksen täyttämiseen.

Käsittely- ja säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin se on tarpeen henkilöveroilmoitustoimeksiannon suorittamiseksi. Tietoja säilytetään yksitoista (11) vuotta sen vuoden päättymisestä, kun toimeksianto tai sen perusteella tehtävät jatkotoimenpiteet (esim. oikeudenkäynnit) ovat päättyneet. 

Pääsy tietoihin ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät BDO:n työntekijät, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi ja joita sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu asianmukaisilla teknisillä suojakeinoilla sekä käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

IT-järjestelmiemme toimittajilla ja IT-palveluidemme tarjoajilla voi olla palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan pääsy henkilötietoihin siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai tekniseksi toteuttamiseksi. Edellytämme, että kaikki alihankkijamme noudattavat toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoidemme kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan BDO:n lukuun ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan EU:n tai kansallisen lainsäädännön niin edellyttäessä luovuttaa toimintaamme valvoville viranomaisille, perintätoimistoille sekä neuvonantajillemme mahdollisen oikeusvaateiden laatimisen, esittämisen ja puolustamisen yhteydessä.

Tietojen siirrot EU/ ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Euroopan komission antamaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai ilman että käsittelyn osapuolet ovat sitoutuneet Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin ja tietojen siirrolle on taattu soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia vastaava tietosuojan taso sekä on arvioitu tarve täydentävien suojatoimien toteuttamiselle, paitsi jos meillä on siihen velvollisuus sovellettavan unionin oikeuden tai kansallisen lain perusteella. Ilmoitamme asiakkaallemme kyseisestä velvollisuudesta ennen siirtämistä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä yleistä etua koskevan tärkeän syyn vuoksi.

BDO toimii rekisterinpitäjänä markkinointitarkoituksiin käsiteltävien henkilötietojen osalta. Käsiteltävät tiedot ovat nykyisten, entisten ja potentiaalisten asiakkaiden ja asiakkaan yhteyshenkilöiden henkilötietoja kuten nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, osoite ja puhelinnumero), henkilön edustama organisaatio ja asema. Tietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen, muiden yhteydenottojen tai yhteydenottopyyntöjen, uutiskirjeen tilauksentai järjestämiemme tapahtumien yhteydessä sekä kolmansilta osapuolilta tai julkisista lähteistä.

Käsittelyn tarkoitus 

Käsittelemme henkilötietoja palveluidemme markkinoinnin ja muun toimintaamme koskevan viestinnän yhteydessä, sisältäen esimerkiksi uutiskirjeiden ja muun viestinnän lähettämisen, suorat yhteydenotot toimintamme ja palveluidemme esittelemiseksi sekä kutsut järjestämiimme tapahtumiin.

Suunnittelemme markkinointitoimenpiteemme siten, että viestintämme sekä tarjoamamme palvelut ja tapahtumat olisivat mahdollisimman kiinnostavia ja relevantteja vastaanottajan ammattiroolin ja edustaman organisaation ja liiketoiminta-alueen perusteella.

Uutiskirjeiden tai muun kommunikaation tilaamiseen liittyvä käsittely perustuu annettuun suostumukseen. Muiden markkinointitoimenpiteiden yhteydessä henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme edistää liiketoimintaamme toimittamalla tietoa palveluistamme asiakassuhteen perustamiseksi tai ylläpitämiseksi.

Käsittely- ja säilytysajat

Kun käsittelymme perustuu suostumukseen, käsittelemme henkilötietoja, kunnes suostumus peruutetaan tai tilattu palvelu lakkautetaan. 

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, vastaanottaja voi milloin tahansa kieltää suoramarkkinointiyhteydenottomme. Peruutuksen jälkeen lopetamme henkilötietojen käsittelyn kyseisiin tarkoituksiin välittömästi. Voimme kuitenkin jatkaa kommunikointia liittyen voimassa olevaan liikesuhteeseen. 

Ellei markkinointiyhteydenottoja ole aikaisemmin peruutettu, poistamme markkinointitarkoituksiin käsiteltävät henkilötiedot viiden (5) vuoden kuluttua asiakassuhteen tai tilauksen päättymisestä tai käsittelyn aloittamisesta, ellei muuta markkinoinnin oikeuttavaa suhdetta vastaanottajaan ole siihen mennessä perustettu.

Pääsy tietoihin ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät BDO:n työntekijät, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi ja joita sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu asianmukaisilla teknisillä suojakeinoilla sekä käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

IT-järjestelmiemme toimittajilla ja IT-palveluidemme tarjoajilla voi olla palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan pääsy henkilötietoihin siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai tekniseksi toteuttamiseksi. Edellytämme, että kaikki alihankkijamme noudattavat toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoidemme kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan BDO:n lukuun ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Jos järjestämme markkinointikampanjoita yhdessä muiden tahojen kanssa, tietoja voidaan jakaa kyseisten tahojen kanssa siltä osin kuin se kampanjan järjestämiseksi on välttämätöntä.

Tietojen siirrot EU/ ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Euroopan komission antamaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai ilman että käsittelyn osapuolet ovat sitoutuneet Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin ja tietojen siirrolle on taattu soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia vastaava tietosuojan taso sekä on arvioitu tarve täydentävien suojatoimien toteuttamiselle, paitsi jos meillä on siihen velvollisuus sovellettavan unionin oikeuden tai kansallisen lain perusteella. Ilmoitamme rekisteröidylle kyseisestä velvollisuudesta ennen siirtämistä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä yleistä etua koskevan tärkeän syyn vuoksi.

Käsiteltävät henkilötiedot

BDO toimii rekisterinpitäjänä tapahtumiemme yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen osalta. Käsiteltävät henkilötiedot ovat tapahtumiimme ilmoittautuneiden ja osallistuvien henkilöiden nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, osoite ja puhelinnumero), henkilön edustama organisaatio ja asema. Ilmoittautumisen yhteydessä voimme myös pyytää vapaaehtoisesti annettavia tietoja allergioista ja ruokavaliosta. Hankimme tiedot rekisteröidyltä itseltä.

Tapahtumien yhteydessä voidaan ottaa valokuvia ja muita tallenteita. Mahdollisesta valokuvaamisesta ilmoitetaan aina tapahtuman yhteydessä ja/tai rajoitetaan erikseen merkittyihin alueisiin, jolloin henkilö voi valita osallistumisensa valokuvaukseen.

Mikäli tapahtuma tallennetaan ja/tai esitetään suorana verkkolähetyksenä, siitä tiedotetaan ilmoittautumisen yhteydessä ja itse tapahtumassa. Yleisöä ei lähtökohtaisesti kuvata, mutta mikäli tallenteessa ja/tai lähetyksessä mahdollisesti näkyy esiintyjän lisäksi muita henkilöitä, siitä tiedotetaan etukäteen.

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja tapahtumiemme järjestämiseen sekä kommunikointiin ilmoittautuneiden/osallistujien kanssa. Allergioita ja ruokavaliota koskevia tietoja käsitellään tarjoilun järjestämiseksi tapahtuman yhteydessä. Näitä tietoja käsitellään ilmoittautumisen yhteydessä annetun suostumuksen perusteella.

Käsittelemme yhteystietoja myös palautteiden pyytämiseen sekä markkinointitarkoituksiin oikeutetun edun perusteella.

Valokuvia ja videotallenteita tapahtumista käsitellään toimintamme markkinoimiseksi verkkosivuillamme, kirjallisessa materiaalissa ja sosiaalisessa mediassa oikeutetun edun perusteella.

Käsittely- ja säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja yhden (1) vuoden ajan tapahtuman päättymisestä tai kunnes suostumus peruutetaan.

Allergioita ja ruokavalioita koskevat tiedot poistetaan tapahtuman päättymisen jälkeen.

Valokuvat ja tallenteet poistetaan kahden (2) vuoden kuluessa tapahtuman päättymisestä.

Pääsy tietoihin ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät BDO:n työntekijät, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi ja joita sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu asianmukaisilla teknisillä suojakeinoilla sekä käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

IT-järjestelmiemme toimittajilla ja IT-palveluidemme tarjoajilla voi olla palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan pääsy henkilötietoihin siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai tekniseksi toteuttamiseksi. Edellytämme, että kaikki alihankkijamme noudattavat toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoidemme kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan BDO:n lukuun ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Jos tapahtuma järjestetään yhteistyössä muiden tahojen kanssa, tietoja voidaan jakaa kyseisten tahojen kanssa siltä osin kuin se tapahtuman järjestämiseksi on välttämätöntä.

Valokuvia ja tallenteita voidaan julkaista verkkosivuillamme, kirjallisessa materiaalissa ja sosiaalisessa mediassa.

Tietojen siirrot EU/ ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Euroopan komission antamaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai ilman että käsittelyn osapuolet ovat sitoutuneet Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin ja tietojen siirrolle on taattu soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia vastaava tietosuojan taso sekä on arvioitu tarve täydentävien suojatoimien toteuttamiselle, paitsi jos meillä on siihen velvollisuus sovellettavan unionin oikeuden tai kansallisen lain perusteella. Ilmoitamme rekisteröidylle kyseisestä velvollisuudesta ennen siirtämistä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä yleistä etua koskevan tärkeän syyn vuoksi.

Markkinointimateriaaleissamme julkaistuihin valokuviin ja videotallenteisiin voi olla pääsy EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelta.

Tämä tietosuojaseloste koskee vain www.bdo.fi verkkosivua eikä se kata muiden BDO-verkostoon kuuluvien yhtiöiden tai muiden organisaatioiden verkkosivuja, jotka voivat sisältyä tähän verkkosivuun tai joihin tämä verkkosivu linkittää tai uudelleenohjaa. Kyseisiä verkkosivuja ylläpitävät niitä hallinnoivat organisaatiot eikä BDO vastaa niistä. Suosittelemme, että verkkosivuillamme vierailevat henkilöt tarkistavat muiden verkkosivujen tietosuojaselosteet ennen kuin luovuttavat henkilötietojaan kyseisillä verkkosivuilla.

Käsiteltävät henkilötiedot

BDO toimii rekisterinpitäjänä verkkosivuillamme vierailevien henkilöiden henkilötietojen osalta. Kun vierailet verkkosivuillamme, voimme kerätä teknisiä tietoja kuten IP (Internet Protocol) -osoitteesi, miten olet liikkunut verkkosivustollamme ja muilla internet-sivustoilla sekä selaimesi tiedot. 

Verkkosivumme kerää tavanomaisia internetin loki- ja teknisiä tietoja sivujen tehokkuuden mittaamiseksi ja kehittämiseksi, palvelinongelmien löytämiseksi, sivuston hallinnoimiseksi, sivustolle saapumisreittien seuraamiseksi sekä käyttäjien identifioimiseksi. Saatamme suostumuksen saatuamme kerätä myös niin sanottuja demograafisia tai profiilitietoja sivuston käytöstä ja kävijöiden mieltymyksistä. Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä tietojen keräämiseen. Lisätietoja evästeistä saat Evästekäytännöistämme.

Keräämme ja käsittelemme meille vapaaehtoisesti antamiasi henkilötietoja, kun:

• pyydät tietoja palveluistamme tai lähetät meille muita kysymyksiä tai palautetta (lue lisää Asiakassuhteen hallinnointiin liittyvät henkilötiedot);
• tilaat uutiskirjeitämme tai lataat materiaalia sivustoltamme (lue lisää Markkinointitarkoituksiin käsiteltävät henkilötiedot);
• ilmoittaudut järjestämiimme tapahtumiin (lue lisää Tapahtumiemme yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot); tai
• lähetät meille työhakemuksesi (lue lisää Tietosuojaseloste rekrytoinnin yhteydessä käsiteltävistä henkilötiedoista).

Keräämämme henkilötiedot voivat vaihdella käsittelyn tarkoituksen perusteella, mutta ovat tyypillisesti yhteystietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantaja ja asema organisaatiossa, kyselyiden ja palautteen yhteydessä meille toimitetut tiedot, sekä työhakemusten yhteydessä toimitetut tiedot.

Emme kerää enempää tietoa kuin on tarpeen pyyntösi käsittelemiseksi tai palvelun tarjoamiseksi. Ilmoitamme, miltä osin henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista tai pakollista. Emme säännönmukaisesti pyydä lisätietoja, ellei se ole tarpeen asianmukaisen vastauksen antamiseksi. Kieltäytyminen pyytämiemme tietojen antamisesta saattaa kuitenkin estää tai viivästyttää vastauksen tai pyydetyn palvelun toimittamista.

Käsittelyn tarkoitus

Verkkosivustomme käyttö ei edellytä rekisteröitymistä, mutta verkkosivuilla tarjottuihin aktiviteetteihin tai palveluihin liittyvät pyynnöt saattavat edellyttää tiettyjä henkilötietoja, joita tarvitsemme kyseisen aktiviteetin tai palvelun toimittamiseksi. Henkilötiedot käsitellään niitä käyttötarkoituksia koskevien tietosuojaselosteidemme mukaisesti, joita varten tiedot on annettu. 

Saatamme pyytää sinulta suostumuksesi tiettyyn henkilötietojen käsittelyyn. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. 

Voimme myös käsitellä henkilötietoja markkinointitarkoituksiin (lue lisää Markkinointitarkoituksiin käsiteltävät henkilötiedot) tai palveluidemme kehittämiseksi verkkosivujen käytön analysoinnin perusteella. Kyseinen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Käsittely- ja säilytysaika

Käsittelemme verkkosivujemme kautta kerättyjä henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen sitä tarkoitusta varten, johon tiedot on annettu. Voimme käsitellä tietoja myös markkinointitarkoituksiin. Eri käsittelytarkoituksia varten laadituista tietosuojaselosteista löytyy lisätietoja niihin liittyvistä käsittelyajoista. 

Evästeillä hankittujen henkilötietojen käsittelyaika vaihtelee laitteelle asennetun evästeen mukaan. Pysyvät evästeet tallentuvat laitteelle pidempiaikaisesti evästeessä määritellyn ajan tai kunnes käyttäjä itse poistaa evästeet. Väliaikaiset istuntokohtaiset evästeet tallentuvat päätelaitteeseen vain sivuston tai palvelun käytön ajaksi ja poistuvat laitteelta, kun selain suljetaan. Lisätietoja evästeiden voimassaoloajoista löytyy Evästekäytännöistämme.

Pääsy tietoihin ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät BDO:n työntekijät, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi ja joita sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu asianmukaisilla teknisillä suojakeinoilla sekä käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

IT-järjestelmiemme toimittajilla ja IT-palveluidemme tarjoajilla voi olla palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan pääsy henkilötietoihin siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai tekniseksi toteuttamiseksi. Edellytämme, että kaikki alihankkijamme noudattavat toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoidemme kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan BDO:n lukuun ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille BDO-verkostoon kuuluville yhtiöille edellyttäen, että käsittely on yhteensopiva sen tarkoituksen kanssa, jota varten henkilötiedot kerättiin. Luovutuksiin BDO-verkostoon kuuluvien yhtiöiden välillä sovelletaan jäsenyhtiöitä sitovia sääntöjä, BDO’s Binding Corporate Rules, rekisterinpitäjille ja käsittelijöille.

Henkilötietoja voidaan EU:n tai kansallisen lainsäädännön niin edellyttäessä luovuttaa toimintaamme valvoville viranomaisille, perintätoimistoille sekä neuvonantajillemme mahdollisen oikeusvaateiden laatimisen, esittämisen ja puolustamisen yhteydessä.

Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Euroopan komission antamaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai ilman että käsittelyn osapuolet ovat sitoutuneet Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin ja tietojen siirrolle on taattu soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia vastaava tietosuojan taso sekä on arvioitu tarve täydentävien suojatoimien toteuttamiselle, paitsi jos meillä on siihen velvollisuus sovellettavan unionin oikeuden tai kansallisen lain perusteella. Ilmoitamme rekisteröidylle kyseisestä velvollisuudesta ennen siirtämistä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä yleistä etua koskevan tärkeän syyn vuoksi.

Käsiteltävät tiedot

BDO toimii rekisterinpitäjänä toimitiloissamme vierailevien henkilöiden henkilötietojen sekä kameravalvontatallenteiden osalta. Käsiteltävät tiedot sisältävät toimitiloissamme vierailevien henkilöiden nimen ja edustamansa organisaation nimen. Vierailijoita voidaan pyytää kirjautumaan vastaanottoomme.

Käsiteltävät henkilötiedot ovat kameravalvontatallenteiden sisältämää kuvamateriaalia valvotuissa tiloissa liikkuvista henkilöistä.

Ilmoitamme kameravalvonnasta kylteillä niissä tiloissamme, joissa kameravalvonta on käytössä ja joihin kamerat on sijoitettu.

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on tilojemme kulunvalvonta sekä henkilöstön ja toimitiloissa sijaitsevan tiedon ja muun omaisuuden suojaaminen.

Kameravalvonnan tallenteita voidaan käyttää tiloissa tapahtuneiden rikos-, väärinkäytös-, vahinko- tai onnettomuustilanteiden selvittämiseksi. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Käsittely- ja säilytysajat

Käsittelemme vierailijatietoja vierailun järjestämiseksi ja sen aikana, ja poistamme tiedot kolmen (3) kuukauden kuluessa vierailusta. Kameravalvonnan tallenteet poistetaan automaattisesti kolmen (3) kuukauden kuluttua tallentamisesta, ellei tapahtuman selvittäminen tai mahdollisen oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellytä jatkettua käsittelyä.

Pääsy tietoihin ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät BDO:n työntekijät, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi ja joita sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu asianmukaisilla teknisillä suojakeinoilla sekä käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

IT-järjestelmiemme toimittajilla ja IT-palveluidemme tarjoajilla voi olla palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan pääsy henkilötietoihin siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai tekniseksi toteuttamiseksi. Edellytämme, että kaikki alihankkijamme noudattavat toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoidemme kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan BDO:n lukuun ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan EU:n tai kansallisen lainsäädännön niin edellyttäessä luovuttaa toimintaamme valvoville viranomaisille, perintätoimistoille sekä neuvonantajillemme mahdollisen oikeusvaateiden laatimisen, esittämisen ja puolustamisen yhteydessä.

Tietojen siirrot EU/ ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, paitsi jos meillä on siihen velvollisuus sovellettavan unionin oikeuden tai kansallisen lain perusteella. Ilmoitamme rekisteröidylle kyseisestä velvollisuudesta ennen siirtämistä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä yleistä etua koskevan tärkeän syyn vuoksi.

Käsittelemämme henkilötiedot

BDO toimii rekisterinpitäjänä sijoittajalistauksen hallinnointiin liittyvien henkilötietojen osalta. Käsittelemme pääomasijoittajien, perhevarallisuuden hallinnointiyhtiöiden ja sarjaostajien sekä heidän yhteyshenkilöidensä henkilötietoja. 

Käsiteltävät tiedot sisältävät yhteystietoja, kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilön edustaman organisaation nimi. 

Käsiteltävät tiedot kerätään lähtökohtaisesti muilta BDO-mailta, yhteydenotoista ja internetistä.

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme olla yhteydessä sijoittajalistauksen yhteyshenkilöihin asiakkaamme etsiessä sijoittajaa. 

Koska käsittely perustuu oikeutettuun etuun, vastaanottaja voi milloin tahansa kieltää yhteydenottomme. Peruutuksen jälkeen lopetamme välittömästi henkilötietojen käsittelyn kyseisiin tarkoituksiin. Voimme kuitenkin jatkaa kommunikointia liittyen meihin voimassa olevaan liikesuhteeseen. 

Käsittely- ja säilytysaika

Käsiteltävät henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn niin pyytäessä. 

Pääsy tietoihin ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät BDO:n työntekijät, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi ja joita sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu asianmukaisilla teknisillä suojakeinoilla sekä käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

IT-järjestelmiemme toimittajilla ja IT-palveluidemme tarjoajilla voi olla palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan pääsy henkilötietoihin siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai tekniseksi toteuttamiseksi. Edellytämme, että kaikki alihankkijamme noudattavat toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoidemme kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan BDO:n lukuun ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa BDO-verkostoon kuuluville yhtiöille vastaavaan käyttötarkoitukseen. Luovutuksiin BDO-verkostoon kuuluvien yhtiöiden välillä sovelletaan jäsenyhtiöitä sitovia sääntöjä, BDO’s Binding Corporate Rules, rekisterinpitäjille ja käsittelijöille.

Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Euroopan komission antamaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai ilman että käsittelyn osapuolet ovat sitoutuneet Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin ja tietojen siirrolle on taattu soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia vastaava tietosuojan taso sekä on arvioitu tarve täydentävien suojatoimien toteuttamiselle, paitsi jos meillä on siihen velvollisuus sovellettavan unionin oikeuden tai kansallisen lain perusteella. Ilmoitamme rekisteröidylle kyseisestä velvollisuudesta ennen siirtämistä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä yleistä etua koskevan tärkeän syyn vuoksi.

Käsiteltävät henkilötiedot

BDO toimii rekisterinpitäjänä rekrytointitarkoituksiin liittyvien henkilötietojen osalta. Käsiteltävät tiedot ovat BDO Oy -konserniin kuuluvien yhtiöiden työnhakijoiden sekä työnhakijoiden ilmoittamien suosittelijoiden ja referenssihenkilöiden henkilötietoja.

Työnhakijoiden osalta käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoja: nimi, syntymäaika, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti), koulutustausta ja –menestys, työkokemus sekä muut hakijan kelpoisuuden arvioimiseen tarvittavat tiedot, kuten kielitaidot ja muu osaaminen, muut hakijan työhakemuksessa, CV:ssä ja muissa liitteissä sekä haastatteluissa ilmoittamat tiedot, hakijan itsestään tekemä itsearviointi; rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden tekemät muistiinpanot ja arvioinnit, hakijan suosittelijoiden ja referenssien antamat tiedot sekä muista lähteistä kuten luottotietorekisteristä saadut tiedot. Tiedot kerätään ensisijaisesti työnhakijalta itseltään hänen antamistaan tiedoista työnhakujärjestelmässä, työhakemuksessa, CV:ssä ja muissa liitteissä sekä haastatteluissa ja itsearvioinnin yhteydessä. Työnhakijan erillisellä suostumuksella voimme myös kerätä hänestä tietoja muista lähteistä, kuten hakijan nimeämiltä suosittelijoilta tai entisiltä työnantajilta, tai muista lähteistä, kuten luottotietorekisteristä, tehtävän niin edellyttäessä.

Suosittelijoiden ja referenssihenkilöiden osalta käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoja: nimi, titteli/asema, työnantaja, ammatillinen suhde työnhakijaan ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti). Suosittelijoiden tiedot saadaan työnhakijoilta. 

Rekrytointiprosesseja voidaan toteuttaa myös suorahakuna ulkopuolisten rekrytointipalveluiden tarjoajien kautta, jolloin työnhakijan tiedot saadaan kyseiseltä palveluntarjoajalta. 

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme arvioida työnhakijoiden soveltuvuutta avoimena olevaan tehtävään, työnhakijatietokannan ylläpitämiseksi tulevia rekrytointitarpeita varten, yhteydenpitoon työnhakijoiden kanssa sekä muiden rekrytointiprosesseihin liittyvien tarpeellisten toimenpiteiden suorittamiseksi. Työnhakijatietokannassa säilytettävien tietojen käsittely perustuu hakijan antamaan suostumukseen. Suorahakuprosesseihin ja rekrytointiprosessien asianmukaiseen toteuttamiseen liittyvä muu tarpeellinen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Työhakemuksen jättäminen työnhakujärjestelmäämme edellyttää tiettyjä välttämättömiksi merkittyjä perustietoja. Mikäli hakija ei halua antaa kyseisiä perustietoja, rekrytointiprosessia ei välttämättä voida jatkaa hakijan kanssa. 

Jos hakija valitaan tehtävään, rekrytointiprosessin aikana kerättyjä hakijan henkilötietoja käytetään myös työsuhteen perustamiseen ja työhön ottoon liittyviin tarkoituksiin. Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan BDO Oy:n konsernin työntekijöitä koskevaa tietosuojaselostetta. Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Käsittely- ja säilytysajat

Käsittelemme työnhakijoiden rekrytointiprosessin yhteydessä hakijan toimittamia henkilötietoja kyseisen rekrytointiprosessin ajan ja säilytämme tietoja kahdentoista (12) kuukauden ajan rekrytointipäätöksestä tai niin kauan kuin on tarpeen mahdollisen oikeusvaateen puolustamiseksi ja valitusoikeutta asiassa ei enää ole.  

Työnhakijatietokantaan siirrettyjä rekrytointiprosesseihin osallistuneiden hakijoiden hakemuksia sekä työnhakijoiden tietokantaan jättämiä avoimia hakemuksia säilytetään kahdentoista (12) kuukauden ajan, ellei hakija pyydä tietojensa poistamista tätä aiemmin. 

Pääsy tietoihin ja tietojen luovutukset

Tietoja käsittelevät BDO:n työntekijät, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä suorittamiseksi ja joita sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus. Tiedot säilytetään sähköisesti tietokannoissa, jotka on suojattu asianmukaisilla teknisillä suojakeinoilla sekä käyttäjien henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

IT-järjestelmiemme toimittajilla ja IT-palveluidemme tarjoajilla voi olla palvelusopimustensa mukaisia tehtäviä suorittaessaan pääsy henkilötietoihin siltä osin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai tekniseksi toteuttamiseksi. Edellytämme, että kaikki alihankkijamme noudattavat toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä ja solmimme kaikkien alihankkijoidemme kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka edellyttävät heitä käsittelemään henkilötietoja ainoastaan BDO:n lukuun ja antamiemme ohjeiden mukaisesti.

Tietojen siirrot EU/ ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Euroopan komission antamaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai ilman että käsittelyn osapuolet ovat sitoutuneet Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin ja tietojen siirrolle on taattu soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia vastaava tietosuojan taso sekä on arvioitu tarve täydentävien suojatoimien toteuttamiselle, paitsi jos meillä on siihen velvollisuus sovellettavan unionin oikeuden tai kansallisen lain perusteella. Ilmoitamme rekisteröidylle kyseisestä velvollisuudesta ennen siirtämistä, ellei ilmoittaminen ole kiellettyä yleistä etua koskevan tärkeän syyn vuoksi.

Rekisteröidyllä on alla olevat oikeudet liittyen käsittelemiimme henkilötietoihin. Jos haluat käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksiasi, pyydämme ottamaan yhteyttä sähköpostitse: tietosuoja@bdo.fi tai kirjeitse: BDO Oy / Tietosuoja, Porkkalankatu 3, 00180 Helsinki.

• Tarkastaminen: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus, että käsittelemme hänen henkilötietojaan sekä oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihin ja oikeus saada niistä kopio.
• Oikaisu: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevien virheellisten ja puutteellisten tietojen oikaisua ja täydentämistä. Pyydämme ilmoittamaan henkilötiedoissa tapahtuvissa muutoksista, jotta voimme päivittää tiedot mahdollisimman pian. Siltä osin kuin rekisteröidyllä on pääsy käsittelemiimme tietoihin, rekisteröidyn tulee ensisijaisesti oma-aloitteisesti muokata tietojaan tarvittaessa.
• Suostumuksen peruutus: Jos käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus tulevan käsittelyn osalta.
• Poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, esimerkiksi silloin kun tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne oli kerätty tai kun käsittely ei ole lainmukaista. Oikeus tietojen poistamiseen voi kuitenkin olla rajoitettu tilanteissa, joissa käsittely on tarpeen oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.
• Rajoittaminen: Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, esimerkiksi tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevan pyynnön käsittelyn ajaksi. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen voi kuitenkin olla rajoitettu tilanteissa, joissa käsittely on tarpeen oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.
• Vastustaminen: Rekisteröity voi vastustaa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä intressitasapainon perusteella, esimerkiksi suoramarkkinointia koskien.
• Siirto: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun tiedot ovat rekisteröidyn toimittamia, käsittely on perustunut sopimukseen tai suostumukseen ja käsittely on suoritettu automaattisesti.
• Suoramarkkinointi: Mikäli et halua vastaanottaa meiltä tulevia markkinointiyhteydenottoja, voit ilmoittaa markkinointitoimenpiteiden peruuttamisesta sähköpostiosoitteeseen: info@bdo.fi. Voimme kuitenkin jatkaa kommunikointia liittyen mahdolliseen voimassa olevaan liikesuhteeseen kanssamme.