Taas on se aika vuodesta, kun kirjanpitäjien ja tilintarkastajien työpöydät täyttyvät asiakasyritysten tilinpäätöksistä. Kirjanpitäjät paiskivat pitkää päivää ensin tilinpäätöskirjausten ja -luonnosten parissa, jonka jälkeen pitäisi vielä sopia tilintarkastus, toimittaa tilintarkastajalle usean kohdan sisältävä lista kirjanpitomateriaalia sekä vastata tilintarkastajan useisiin lisäaineistopyyntöihin. Kuulostaako prosessi tutulta ja mahdollisesti raskaalta?
Uskallan väittää, että monimutkaiselta ja kankealta kuulostavasta prosessista voi pienin muutoksin tehdä sujuvamman ja antoisamman niin kirjanpitäjälle kuin tilintarkastajalle. Kokemusteni perusteella olen koonnut vinkkejä vaivattomamman tilintarkastusprosessin edistämiseksi.
1. Tutustukaa ja kommunikoikaa
Olemme kaikki erilaisia, eivätkä tilintarkastajat ja kirjanpitäjätkään tee asiassa poikkeusta. Jokapäiväistä toimintaamme ajaa kuitenkin yksi yhteinen tavoite: poikkeuksellisen tyytyväinen asiakas, joka on sama sekä kirjanpitäjälle että tilintarkastajalle. Miksi emme siis työskentelisi saumattomasti yhdessä varmistaaksemme asiakastyytyväisyyden myös jatkossa?
Usean vuoden kokemukseni tilintarkastusprosesseista on osoittanut, että onnistuneen ja nopean prosessin avain on luottamus, joka syntyy tutustumalla ja tekemällä töitä yhdessä. Kun kirjanpitäjä ja tilintarkastaja tuntevat toisensa, saadaan yhteistyöstä paljon enemmän irti ja tilintarkastajalta on helpompi kysyä apua niin arkipäiväisissä kuin hieman hankalimmissakin asioissa. Tässä on myös tärkeää, että päävastuullinen tilintarkastaja on aktiivisesti mukana tarkastuksessa, jotta tilintarkastuksessa keskitytään olennaisiin asioihin. Kun kommunikointi toimii molempiin suuntiin läpi tilikauden, on tilinpäätöksen laatiminen ja tilintarkastus kuin kirsikkana kakun päällä – sujuvaa ja vaivatonta.
2. Hiokaa tilintarkastusprosessi tehokkaaksi yhdessä
”Taas se tilintarkastaja pyytää sopimuksia, saldovahvistuksia ja vaihto-omaisuusluetteloita.” Mihin ihmeeseen tilintarkastaja tarvitsee niin paljon materiaalia? Monelle kirjanpitäjälle tulee yllätyksenä, että tilintarkastaja tarvitsee runsaasti materiaalia tilintarkastuksen suorittamiseksi. Voin kuitenkin vakuuttaa, että kukaan tilintarkastaja ei pyydä materiaalia kiusallaan. Mitä isompaa ja monimutkaisempaa asiakasyhtiön liiketoiminta on, sitä todennäköisemmin myös tarvittavan materiaalin määrä on suurempi.
Kirjanpitäjän ja tilintarkastajan yhteistyö läpi tilikauden varmistaa, että asiakasyhtiön kirjanpito on hoidettu asianmukaisesti ja että tilintarkastusta varten tarvittava materiaali on juoksevan kirjanpidon ohella jo valmiina, kun tilinpäätöksen laadinta aloitetaan. Sujuvan molemminpuolisen kommunikoinnin avulla vältytään myös mahdollisilta ikäviltä yllätyksiltä esimerkiksi kirjauksiin tai esittämistapaan liittyvissä asioissa. Tällä tavalla toimimalla tilintarkastaja pystyy tuottamaan myös lisäarvoa sekä asiakkaalle että kirjanpitäjälle.
Kannustankin sopimaan yhteiset pelisäännöt, joita noudattamalla päästään yhteisiin tavoitteisiin. Yksi esimerkki tästä voisi olla se, että kirjanpitäjä ja tilintarkastaja käyvät tilikauden aikana yhdessä läpi, mitä materiaalia tilintarkastusta varten tarvitaan. Itse suosin myös erillisen portaalin käyttöä, johon kirjanpitäjä voi arkistoida tarvittavat materiaalit jo tilikauden aikana, jolloin niitä ei tarvitse erikseen kerätä enää kiirekauden alkaessa.
3. Kysy rohkeasti apua tilintarkastajalta
Tilintarkastajalla on usein hyvin laaja kokemus erityyppisistä ja kokoisista yhteisöistä. Kannustankin rohkeasti sparrailuun tilintarkastajan kanssa, jotta tästä kokemuksesta saadaan kaikki hyöty irti. Parhaassa tapauksessa yhteistyön myötä syntynyt luottamus kirjanpitäjän ja tilintarkastajan välillä johtaa siihen, että tilintarkastajan puoleen voi kääntyä matalalla kynnyksellä niin helpoissa kuin hankaliltakin tuntuvissa asioissa.
Usein tilintarkastajalta saa monipuolisen kokemuksensa ansiosta hyödyllisiä ja arvokkaita näkemyksiä, joista on apua kirjanpitäjälle ja asiakasyritykselle koko tilikauden ajan. Suosittelenkin hyödyntämään tilintarkastajan osaamista läpi tilikauden, jotta monimutkaiset asiat ehditään ratkaisemaan yhdessä jo hyvissä ajoin ennen tilinpäätöksen laatimista.