Ei jätetä riskejä katveeseen! Sisäinen tarkastus auttaa ylintä johtoa pysymään tilanteen tasalla
Ei jätetä riskejä katveeseen! Sisäinen tarkastus auttaa ylintä johtoa pysymään tilanteen tasalla
Sisäinen tarkastus ohjaa organisaatioita onnistumaan kriittisissä projekteissa ja syventää hallituksen sekä johdon kokonaisnäkemystä. Prosessi tuo esiin usein piiloon jääviä näkökulmia ja riskitekijöitä. Viime vuosina sisäisen tarkastuksen merkitys toiminnan kehittämisessä onkin kasvanut näkyvästi.
Organisaatioissa on jatkuvasti käynnissä tärkeitä hankkeita, joihin kohdistuu paineita niin tavoitteiden, aikataulun kuin kustannustenkin suhteen. Mikäli mahdollisia ongelmia ei havaita ajoissa, ovat panostukset vaarassa valua hukkaan. Näissä tilanteissa hyödynnetään yhä useammin sisäistä tarkastusta, jonka tarkoituksena on varmistaa, että kaikki toimii todellisuudessa niin kuin on suunniteltu.
”Sisäinen tarkastus on hallituksen ja ylimmän johdon työväline, jonka avulla saadaan liiketoiminnoista ulkopuolisen näkökulma tilanteisiin ja tunnistetaan mahdollisia riskejä”, kuvailee sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan asiantuntija Helge Vuoti BDO:lta.
Tarkastusprosessin aikana asiantuntija käy tilannetta ja toimintoja läpi yhdessä organisaation vastuutahojen kanssa ja välittää hallitukselle ja ylimmälle johdolle ajantasaista tietoa asioiden etenemisestä.
“Liiketoiminnalla voi joskus olla turhan optimistinen näkemys tilanteesta tai jokin seikka on jäänyt katveeseen. Riippumaton selvitys tuo todellisen tilanteen päivänvaloon ja mahdollistaa ratkaisujen löytämisen ajoissa”, toteaa Vuoti.
Keskusteluyhteys auki, näkökulmat esiin
Helge Vuoti on toiminut noin 25 vuotta sisäisen tarkastuksen, riskienhallinnan, tietoturvan ja sisäisen valvonnan kehittämisen parissa. Hänen mukaansa viimeisten kymmenen vuoden aikana organisaatioissa on alettu nähdä sisäinen tarkastus tehokkaana keinona tukea hallitusta ja ylintä johtoa työssään.
“Aiemmin sisäistä tarkastusta pidettiin lähinnä laskujen tarkastuksena ja syynäämisenä. Nykyään ymmärretään sen olevan keskustelua ylläpitävä toiminnan kehittämisen väylä”, pohtii Vuoti.
“Hallituksella ja ylimmällä johdolla on työpöydällään monenlaista, joten heidän on haastavaa pysyä kaikista yksityiskohdista kartalla. Kun sisäinen tarkastus selvittää toimintojen sujuvuutta, johtajat voivat keskittyä omaan rooliinsa ja liiketoimintaan.”
”Sisäinen tarkastus tuo syväluotaavaa tietoa tilanteesta, avaa keskusteluyhteyttä eri osapuolten välillä ja tunnistaa riskitekijöitä, jotka muuten olisivat saattaneet jäädä huomaamatta.”
Sisäistä tarkastusta voi hoitaa organisaation oma tiimi tai henkilö. Tehtävä voidaan myös ulkoistaa asiantuntevalle palveluntuottajalle. Tärkeintä on hyvän keskusteluyhteyden säilyttäminen johdon ja sisäisen tarkastuksen välillä koko tarkastusprosessin ajan.
Luottamuksellisuus on luonnollisesti sisäisen tarkastuksen ytimessä, olipa kyse talon omasta tai ulkopuolisesta asiantuntijasta. Esimerkiksi haastatteluista kerättävien sisältöjen henkilötiedot pidetään luottamuksellisena – tiedonkeruu keskittyy ratkaisuihin, ei syyllisten etsimiseen.
Turvallisuusriskit muuttuvat maailman myötä
Sisäisen tarkastuksen fokus ja menetelmät ovat muutoksessa teknologian kehityksen ja työelämän murrosten myötä.
“Yritysten turvallisuusympäristö on muuttunut paljon, ja yhä enemmän käydään läpi teknologisia haavoittuvuuksia. Tietoturvan lisäksi myös fyysinen turvallisuus ja henkilöturvallisuus ovat nousseet käsiteltävien asioiden joukkoon”, kertoo Vuoti.
”Kun sisäinen tarkastus selvittää toimintojen sujuvuutta, johtajat voivat keskittyä omaan rooliinsa ja liiketoimintaan.”
Turbulentti maailmantilanne heijastuu myös organisaatioiden riskeihin. “Sisäisen tarkastuksen kohteet liittyvät aiempaa enemmän toimintaympäristöstä tuleviin riskeihin. Turvallisuuden lisäksi arvioidaan yleensä toimintoihin, talouteen ja omaisuushallintaan liittyviä tekijöitä”, Vuoti sanoo.
Samaan aikaan sisäisen tarkastuksen työvälineet päivittyvät ajan hengessä. Teköälyä käytetään apuna monissa prosessin vaiheissa. Myös alan kansainväliset standardit uudistuivat tänä vuonna – ohjeiston mukaan tarkastus keskittyy entistä tiiviimmin ylimmän johdon ja hallituksen kanssa käytäviin keskusteluihin varmennettavista asioista ja strategian mukaisten tavoitteiden toteuttamisessa.
Katse oikeasti tärkeisiin asioihin
Mistä sitten lähteä liikkeelle, kun organisaatiossa havaitaan tarvetta sisäiselle tarkastukselle? Vuoti suosittelee lähtökohdaksi riskiperusteista ajattelua: keskitytään suurimpiin, ajankohtaisiin huolenaiheisiin.
“Toisinaan sudenkuopaksi voivat muodostua laajat selvitykset, joissa fokus hajoaa. Ennen tarkastuksen aloittamista onkin syytä käydä yksityiskohtainen keskustelu siitä, mikä on oikeasti tärkeää strategian kannalta”, opastaa Vuoti.
Sisäisen tarkastuksen rakentamisen voi aloittaa ihan pienimuotoisesti. “Aluksi kannattaa valita pienempiä kohteita, joihin tarvitaan lisäselvitystä. Kokemuksen kautta opitaan enemmän sisäisen tarkastuksen keinoista.”
Vuoti muistuttaa, että menetelmää käyttävät organisaatiot saavat tärkeät projektit paremmin oikealle uralle. Selvitykset auttavat myös esimerkiksi reguloidun toiminnan valvomisessa. Kun toiminta pysyy raiteilla, säästyy aikaa, vaivaa ja ylimääräisiä kustannuksia.
“Sisäinen tarkastus tuo syväluotaavaa tietoa tilanteesta, avaa keskusteluyhteyttä eri osapuolten välillä ja tunnistaa riskitekijöitä, jotka muuten olisivat saattaneet jäädä huomaamatta.”