Pakkopullasta voimavaraksi – hyödynnä ilmoituskanavaasi prosessien kehittämisessä

Nykypäivän haastavassa liiketoimintaympäristössä organisaatiot etsivät jatkuvasti keinoja kehittää prosessejaan ja pysyä askeleen edellä kilpailijoitaan. Yksi usein aliarvostettu mutta arvokas työkalu prosessien kehittämisessä on ilmoituskanava, joka tunnetaan myös whistleblowing-kanavan nimellä. Vaikka näitä kanavia on perinteisesti hyödynnetty väärinkäytöksistä ilmoittamiseen, niihin kertyvä palaute voi myös paljastaa tärkeitä kehitystarpeita organisaation toimintamalleissa.  

Ilmoituskanavien kaksoisrooli

Whistleblowing-kanavien ensisijainen tarkoitus on tarjota työntekijöille turvallinen tapa ilmoittaa epäeettisestä toiminnasta tai yrityksen toimintaperiaatteiden rikkomisesta. Kanaviin jätettyjen ilmoitusten kautta voi kuitenkin nousta esiin myös organisaation prosessien kehitystarpeita, jotka eivät välttämättä johda viralliseen tutkintaan, mutta voivat silti antaa arvokkaita viitteitä siitä, mitä pitäisi kehittää. Ilmoituskanavien toimivuus perustuu ennen kaikkea luottamukseen: kun työntekijät luottavat kanaviin, he raportoivat herkemmin paitsi väärinkäytöksistä myös toiminnallisista ongelmista ja prosessien tehottomuudesta.

Organisaatioiden olisi hyvä ymmärtää, että usein ilmoituskanavaan tullut viesti ei ole osoitus pelkästään yksittäisestä väärinkäytöksestä, vaan kertoo todennäköisesti laajemmista valvonnan, käytäntöjen tai organisaatiokulttuurin heikkouksista. Analysoimalla yksittäistä tutkimusta varten kerättyjä tietoja organisaatiot voivat tunnistaa malleja ja toistuvia ongelmia, jotka voivat viitata laajempiin prosessiongelmiin. Väärinkäytöksiin puuttuminen yksittäistapausta laajemmin tukee organisaation jatkuvaa kehittymistä.

Näin hyödynnät whistleblowing-kanavia

• Avoimen yrityskulttuurin vahvistaminen: Rakenna työyhteisö, jossa ongelmista voi ilmoittaa ilman pelkoa seuraamuksista, jopa laajemmin kuin mitä sääntely velvoittaa.
• Tietojen analysointi: Vahvista tai kumoa väärinkäytösepäilyt asiaankuuluvan analyysin avulla. Vaikka väärinkäytöstä ei ilmenisi, saman analyysin toistaminen säännöllisesti voi toimia hyödyllisenä valvontakeinona.
• Kehitä palautteen perusteella: Hyödynnä whistleblowing-datan pohjalta tehtyä analyysiä konkreettisissa kehittämistoimissa. Näytä henkilöstölle, että heidän ilmoituksillaan on vaikutusta. Tämä kannustaa henkilöstöä osallistumaan aktiivisesti myös jatkossa.
• Systematisoi: Luo yhteys ilmoituskanavien kautta tulleiden tietojen ja kehittymistä ohjaavien toimenpideohjelmien (esimerkiksi Lean tai Six Sigma) välille, jotta ilmoituksissa tullutta tietoa käytetään järjestelmällisesti hyväksi. Muista kuitenkin kaikissa tilanteissa suojata ilmoittajan anonymiteetti luottamuksen säilyttämiseksi.

Ilmoituskanavat ovat siis paitsi lakisääteinen velvoite väärinkäytösten havaitsemiseen, myös hyödyllinen väline organisaation kehitystarpeiden löytämisessä. Ilmoituskanavaan tulleet viestit voivat antaa tärkeää tietoa organisaation toimintaa haittaavista rakenteista tai jopa organisaation piilevistä vahvuuksista. Näin hallinnollinen ”pakkopulla” muuttuu voimavaraksi, joka tukee organisaation kasvua.