Kestävyysraportoinnin narratiivisen tiedon tulee olla laadukasta ja varmennettavaa

Kestävyysraportointi on hyvin tarkkaa ja määrämuotoista aikaisempaan vapaaehtoiseen vastuullisuusraportointiin verrattuna. Suomen lakiin implementoitu CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) asettaa raportoinnille lakisääteisen vaatimuksen, ja ESRS-asetus (European Sustainability Reporting Standards) määrittelee yksityiskohtaiset standardit ja ohjeet tietojen raportointiin. ESRS-standardit sisältävät merkittävän määrän narratiivista eli kerronnallista tietoa, joka aiheuttaa tällä hetkellä monelle raportin kirjoittajalle paljon pohdintaa siitä, miten tekstiä pitäisi kirjoittaa ja mitkä sen laadulliset vaatimukset ovat.

Tässä blogikirjoituksessa käsittelemme, miten narratiivista tietoa tulee käsitellä ja raportoida, jotta se täyttää laadulliset standardien mukaiset vaatimukset ja on varmentajan varmennettavissa. Mukana on konkreettisia esimerkkejä, jotka havainnollistavat, miten narratiivinen tieto voidaan esittää ESRS:n mukaisesti. 

Narratiivisen tiedon merkitys

CSRD:n mukaan yrityksen on raportoitava sekä määrällistä että laadullista tietoa, jotka yhdessä kuvaavat yrityksen vaikutuksia ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintotapaan (ESG). Laadullinen narratiivinen tieto toimii yrityksen kestävyystyön tulkinnan välineenä ja tarjoaa sidosryhmille selityksiä ja kontekstia esimerkiksi kestävyystavoitteista ja -strategioista. Yrityksen tulee keskittyä raportoinnissaan niihin kestävyysnäkökohtiin sekä vaikutuksiin, riskeihin ja mahdollisuuksiin (nk. IROt), jotka ovat olennaisimpia sen liiketoiminnan ja sidosryhmien kannalta.

Narratiivinen tieto muodostaa suuren osan (60–70 % tietopisteistä) kestävyysraportoinnin sisällöstä, ja sen osuus vaihtelee eri raportoitavien aiheiden ja standardien välillä. 

Narratiivisen tiedon laatu on yhtä keskeistä kuin numeeristen tietojen. Narratiivinen tieto täydentää kestävyysraportoinnin numeerista tietoa, kuten päästötietoja ja taloudellisia lukuja. Se vastaa sellaisiin kysymyksiin, kuten:

  • Mitkä ovat yrityksen olennaisimmat ESG vaikutukset, riskit ja mahdollisuudet?
  • Mitä vastuullisuustoimia yritys on tehnyt?
  • Miksi nämä toimet ovat merkityksellisiä?
  • Millaisia vaikutuksia näillä toimilla on ollut?

Narratiivisen tiedon avulla yritys voi kertoa sidosryhmille kestävyystavoitteistaan ja -toimenpiteistään tavalla, joka lisää tietojen ymmärrettävyyttä ja luotettavuutta. Narratiivisen tiedon tulee olla varmennettavaa, kuten tilinpäätös. 

ESRS-standardit edellyttävät yrityksiä kuvailemaan liiketoimintansa kestävyyteen liittyviä strategioita, tavoitteita ja vaikutuksia sekä selittämään numeeristen tietojen taustalla olevia strategisia päätöksiä ja kehityskulkuja.

Yrityksen on esimerkiksi kuvattava, miten se tunnistaa ja priorisoi olennaiset kestävyysseikat, kuinka vastuullisuus on integroitu yrityksen hallintoon ja päätöksentekoprosesseihin, tai kuinka kestävyysseikat on otettu huomioon johdon päätöksenteossa tai riskienhallintaprosesseissa. Käytännössä kestävyysraportti on siis narratiivisesti painottunut dokumentti, jossa numeerinen tieto tukee ja täydentää kerrottua tarinaa, ja toisaalta narratiiviset osiot selittävät numeerisia tietoja. 

Narratiivisten tietojen laadulliset vaatimukset

ESRS 1 yleiset vaatimukset, jotka koskevat kaikkia raportointivelvollisia, korostavat sekä narratiivisen että numeerisen tiedon laatua seuraavien periaatteiden avulla:

  1. Merkityksellisyys: Tiedon tulee olla olennaista yrityksen toiminnan ja sen vaikutusten näkökulmasta.
  2. Todellisuudenmukaisuus: Tiedon on oltava tarkkaa, virheetöntä ja kattavaa.
  3. Vertailukelpoisuus: Tiedon on mahdollistettava vertailu yrityksen aiempien vuosien sekä muiden toimialan toimijoiden kanssa.
  4. Todennettavuus: Tiedon tulee olla esitetty tavalla, joka mahdollistaa varmentamisen kolmannen osapuolen toimesta.
  5. Ymmärrettävyys: Raportoinnin on oltava selkeää ja johdonmukaista, jotta eri sidosryhmät voivat ymmärtää tiedot.

Esimerkkejä narratiivisten tietojen laadusta

Narratiivisen tiedon kirjoittaminen ei ole yhtä täsmällistä kuin numeerisen tiedon, mikä tekee siitä haastavampaa. Kirjoittamisessa on varmistettava, että laadulliset ominaisuudet täyttyvät.

Narratiivisen tiedon esittämisessä yleisimmät kohdatut haasteet liittyvät sen tarkkuuteen, todennettavuuteen ja merkityksellisyyteen. Yritysten tulee välttää raportoinnissaan epämääräisiä ja yleisluontoisia lausumia, jotka eivät anna lukijalle konkreettista tietoa, sekä väittämiä, joiden taustalle sillä ei ole todistusaineistoa ja jotka siten eivät ole varmennettavissa.

Huono esimerkki (ESRS 1 vaatimukset eivät täyty):

"Olemme edistäneet vastuullista hankintaa."

  • Tämä väite ei tarjoa tarkkaa tietoa eikä ole tällaisenaan todennettavissa. Mitä toimenpiteitä on tehty? Miten vastuullinen hankinta määritellään?

Hyvä esimerkki (ESRS 1 vaatimukset täyttyvät):

"Vuonna 2024 olemme sitoutuneet auditoimaan 75 % tavarantoimittajistamme kolmannen osapuolen vastuullisuuskriteerien mukaisesti. Tänä vuonna auditointiohjelmassa oli mukana 60 % toimittajistamme, ja havaitut puutteet korjattiin 90 päivän sisällä."

  • Tässä esitetään konkreettisia ja todennettavia tietoja siitä, mitä yritys on tehnyt, ja antaa selkeän mittarin vastuullisuustoimille.

Huono esimerkki (ESRS 1 vaatimukset eivät täyty):

"Olemme tehostaneet energiatehokkuuttamme."

  • Tämä väite ei anna tarkkaa eikä todennettavissa olevaa tietoa. Se ei myöskään mahdollista vertailua.

Hyvä esimerkki (ESRS 1 vaatimukset täyttyvät):

"Vuonna 2024 olemme investoineet 10 miljoonaa euroa uusiin energiatehokkaisiin tuotantolaitteisiin, joiden arvioimme vähentävän energiankulutusta 15 % vuodessa. Lisäksi olemme siirtyneet käyttämään 100 % uusiutuvaa sähköä kaikissa tuotantolaitoksissamme."

Narratiiviset tiedot varmentajan näkökulmasta

Kestävyysraportoinnin varmentamisesta säädetään tilintarkastuslaissa. Kestävyysraportoinnin varmennuskertomuksessa esitetään lain mukaan ainakin rajoitetun varmuuden antava johtopäätös (vrt. kohtuullinen varmuus tilintarkastuksessa). Lain mukaan varmennuksen kohteena ovat ne toimintakertomukseen sisältyvät tiedot, jotka yritys esittää kestävyysraporttinaan. 

Vaikka tavoiteltava varmuustaso onkin rajoitettu, kestävyysraportti varmennetaan kokonaan. Narratiivinen tieto on tärkeässä asemassa myös kestävyysraportin varmentajan näkökulmasta, koska se muodostaa niin suuren osan varmennettavasta kestävyysraportista. Varmentaja tarkastaa narratiivisen tiedon osalta, että se on esitetty ESRS-standardien mukaisesti ja täyttää tietojen laadulliset vaatimukset (ESRS 1, lisäys B).

Varmentaminen muodostuu johdon ja muiden kestävyysraportoinnin kannalta relevanttien tahojen haastatteluista. Varmentamiseen kuuluu myös dokumenttien, kuten prosessikuvauksien, politiikkojen ja päätöspöytäkirjojen läpikäyminen. Lisäksi siihen sisältyy analyyttisia tarkastustoimenpiteitä, joissa mm. täsmäytetään ja verrataan tietoa taustadokumentteihin, edellisen vuoden kestävyysraporttiin (kun saatavilla), julkisesti saatavilla oleviin tietoihin ja saman alan yritysten raportoimiin tietoihin.

Yrityksen on dokumentoitava, miten se on kerännyt, laatinut ja laskenut kestävyysraportilla esitettävät tiedot – myös narratiiviset. Tätä kannattaa tehdä raportoinnin aloittamisesta saakka, sillä varmentaja tulee kysymään näistä asioista. Tietojen asianmukainen varmennettavuus edellyttää tietojen jäljitettävyyttä ja todennettavuutta (nk. audit trail). 

Narratiivit työllistävät raportoijia ja varmentajia eniten ensimmäisenä raportointivuotena, jonka jälkeen voidaan keskittyä tiedon laadun parantamiseen ja mahdollisiin muutoksiin. Kestävyysraportoinnin narratiivisten tietojen varmentaminen on uutta ja sen käytännöt ja metodit kehittyvät seuraavina vuosina tarkoituksenmukaisiksi.

Kolmen kohdan muistilista yrityksille

Yrityksen tehtävä on varmistaa, että kestävyysraportointi täyttää sekä lakisääteiset vaatimukset että sidosryhmien odotukset. Tämä onnistuu seuraamalla näitä askeleita:

  1. Käytä todennettavissa olevia lähteitä: Varmista, että narratiiviset tiedot voidaan todentaa esimerkiksi pöytäkirjoilla, kirjallisilla toimintaohjeilla tai kolmannen osapuolen arvioinneilla.
  2. Vältä epämääräisiä väitteitä: Yleiset lausumat, kuten "edistimme vastuullisuutta", eivät riitä. Esitä konkreettisia toimia ja niiden vaikutuksia.
  3. Pidä tiedot selkeinä ja johdonmukaisina: Raportoinnin tulee noudattaa ESRS:n mukaisia laadullisia periaatteita; merkityksellisyyden, todenmukaisuuden, vertailukelpoisuuden, todennettavuuden ja ymmärrettävyyden osalta.

Yhteenveto

CSRD ja ESRS ovat asettaneet narratiiviselle tiedolle laadulliset vaatimukset, jotka korostavat tiedon merkityksellisyyttä, tarkkuutta ja todennettavuutta. Säädösten noudattaminen edellyttää yrityksiltä tarkkaa suunnittelua ja läpinäkyvää raportointia, joka perustuu faktoihin ja huolelliseen dokumentaatioon.

Yritysten kannattaa suhtautua narratiiviseen tietoon yhtä vakavasti kuin numeeriseen tietoon ja tilinpäätösraportointiin. Huolellisesti laadittu narratiivinen tieto lisää yrityksen raportoinnin käytettävyyttä ja helpottaa varmentamista. 

BDO tarjoaa asiantuntemusta ja käytännönläheistä koulutusta asiakkailleen, jotta CSRD:n mukainen kestävyysraportointi täyttää lain ja ESRS-standardien mukaiset vaatimukset mukaan lukien laadulliset vaatimukset.