• Koronaviruksen vaikutus yhtiön hallituksen huolellisuusvelvoitteeseen

Koronaviruksen vaikutus yhtiön hallituksen huolellisuusvelvoitteeseen

Koronaviruksen aiheuttama epävarmuus ja myynnin vähentyminen on asettanut useat osakeyhtiöt vaikeaan tilanteeseen. Kassavarat vähenevät ja yhtiön taloudellisen tilanteen kehittymisen arviointi hankaloituu. Hallituksella on velvollisuus jatkuvasti seurata ja arvioida yhtiön taloudellista asemaa sekä huolehtia tätä arviointia koskevan raportoinnin järjestämisestä. Hallituksen tulee myös ohjeistaa toimitusjohtajaa tarpeenmukaisella tavalla, joten tiivis yhteistyö toimitusjohtajan kanssa on nyt välttämätöntä.

Kriisiaikoina hallituksen aktiviinen toiminta on erityisen tärkeää, mikä korostaa myös huolellisen toiminnan merkitystä. Huolellisuusvelvoitteen vastaisena voidaan pitää sitä, että yhtiön edun kannalta välttämätön toimenpide jätetään kokonaan tai osaksi tekemättä. Hallituksen puheenjohtajan tulee huolehtia hallituksen riittävästä kokoontumisesta kriisitilanteessa, jotta hänen ei katsottaisi laiminlyöneen tehtäviään. Lisäksi on lähtökohtaisesti puheenjohtajan tehtävä huolehtia, että kokousten asialista on asianmukainen vallitseva tilanne huomioiden.

Jos hallituksen jäsen on toiminut huolellisesti ja arvioinut jonkin toimen yhtiön edun mukaiseksi, ei tämän voida katsoa joutuvan vastuuseen vain siitä syystä, että toimi jälkikäteen näyttäytyy yhtiön kannalta epäedullisena. Riskien ottaminen kuuluu normaaliin liiketoimintaan. Hallituksen toimien huolellisuutta arvioidaan objektiivisista lähtökohdista. Merkityksellistä siten on, millaista toimintaa huolelliselta hallituksen jäseneltä voidaan tietyissä olosuhteissa perustellusti edellyttää. Liiketoiminnallisia päätöksiä tehtäessä tietty epävarmuus on aina läsnä, mikä otetaankin toimien arvioinnissa huomioon. Nopeidenkin päätösten tekeminen on mahdollista, kunhan toiminta täyttää ne riittävän huolellisuuden vaatimukset, jotka näissä olosuhteissa voidaan asettaa. Riittävänä huolellisuutena voidaan yleensä pitää sitä, että ratkaisun taustaksi on hankittu tilanteen edellyttämä asianmukainen tieto, sen perusteella on tehty johdonmukainen päätös tai muu toimi eivätkä päätöksen tai muun toimen tekoon ole vaikuttaneet hallituksen jäsenten eturistiriidat. Huolellisuusvelvoite siis määrittyy tilanteen mukaan. Keskeistä on, että toimenpiteet ovat yhtiön edun ja tarkoituksen mukaisia.

Hallituksen huolellisuuden vaatimuksella on erityisesti merkitystä korkean riskin toimissa sekä lähipiiritoimien arvioinnissa. Vakiintuneesti on katsottu, että mitä korkeampi riski, sitä suurempaa huolellisuutta hallituksen jäseniltä odotetaan.  Harkitessaan rahoituksen myöntämistä kassakriisissä oleville konserniyhtiöille tuleekin hallituksen tarkoin harkita, että toimenpide on yhtiön edun mukainen, perusteltu ja asianmukainen sekä osapuolet että olosuhteet huomioiden. Toisaalta mikäli näin on, ei huolellisuusvelvoite varsinaisesti aseta erityisvaatimuksia toimenpiteelle.

Yhtiön varojen jaosta päätettäessä tulee aina arvioida yhtiön maksukyky. Maksukykyä on hyvä arvioida myös pantaessa jakopäätöstä täytäntöön. Maksukykyisyystesti kytkeytyy hallituksen huolellisuusvelvoitteeseen, sillä käytännössä arviointi kuuluu ensisijaisesti hallituksen tehtäviin ja yhtiökokous päättää varojenajosta hallituksen esityksen pohjalta. Vaikka viimeksi vahvistetun tilinpäätöksen mukaan yhtiöllä olisi jakokelpoisia varoja, ei varoja saa jakaa, mikäli näyttää siltä, että yhtiön maksukyky vaarantuu tai voisi vaarantua. Tämä tarkoittaa, että yhtiön tulevaisuudennäkymiin tulee kiinnittää huomiota ja yhtiön toimintavalmiuksia arvioida näiden perusteella. Koronaviruksen aiheuttaman poikkeustilan vuoksi tämä on korostetussa asemassa.

Jotta hallitus voi osoittaa toimineensa huolellisesi, toiminnan dokumentointi on tärkeää. Dokumentoinnissa keskeisessä asemassa ovat hallituksen kokouspöytäkirjat kokonaisuudessaan. Pöytäkirjojen liitteeksi olisi hyvä ottaa päätöksenteon tueksi tehdyt selvitykset, lausunnot, arviot ja laskelmat. Lisäksi muulla kirjallisella dokumentaatiolla, kuten sähköposteilla voi olla merkitystä vastuun kannalta. Huomioon tulisi ottaa myös mahdolliset hallitusta sitovat sisäiset ohjeistukset ja käytännöt. Hyvä päätös on yhtiötä sitovan sääntelyn mukainen, harkittu, perusteltu ja kattavasti dokumentoitu.