Artikkeli:

Janakkala tähtää vaikuttavampiin palveluihin

30 marraskuuta 2016

Jo puolentoista vuoden ajan Janakkalan kunnantalolla on puhuttu Pertusta. Eikä mistä tahansa Pertusta, vaan Perusturvan tuottavuusprojektista (PERTTU), jonka lähtömerkin kunnanhallitus antoi loppukeväällä 2015.

Tarve parantaa tuottavuutta nousi esiin talouden tasapainottamisen ohjelmasta. Pikavoittoja toiminnan ja talouden tasapainottamiseksi ei ollut saavutettavissa – kuten kunnissa harvoin onkaan – joten Janakkalassa nähtiin tarpeelliseksi lähteä etsimään säästötoimenpiteitä sekä arvioimalla että parantamalla tuottavuutta ja vaikuttavuutta. Kumppani kehitystyöhön löytyi BDO:sta, jonka kanssa Janakkala on jo pitkään tehnyt yhteistyötä.

-    Talouden saaminen tasapainoon sopeutusohjelmien kautta vaatii sekä konkreettisia päätöksiä luottamushenkilöiltä että kunnan oman johdon ja henkilöstön sitoutumista niin suurten kuin pientenkin uudistusten läpivientiin. Laajemmat ohjelmat on syytä pilkkoa pienempiin, helpommin hahmotettaviin kokonaisuuksiin, jolloin niiden toteutumisen todennäköisyys paranee. PERTTU-projektin tehtävänä oli tukea perusturvan toimialan tuloksellisuuden parantamista, toteaa Janakkalan talous- ja hallintojohtaja Jenni Jokela.
 

Prosessien ohjauksen koordinointi osoittautui kriittiseksi tekijäksi

PERTTU-projektin ensimmäisessä vaiheessa lähdettiin selvittämään perusturvatoimialan prosessi- ja projektijohtamisen tilannetta tiiviissä yhteistyössä perusturvan johtoryhmän ja tulosalueiden vastuuhenkilöiden kanssa. Perusturvan esimiesportaalle toteutetun kyselyn myötä nousi esiin muutostarpeita ja -kohteita sekä myös ehdotuksia kehittämistoimenpiteistä. Melko nopeasti havaittiin, että prosessien kehitystyötä oli perusturvan tulosalueilla tehty ansiokkaasti, mutta liian erillään toisistaan. Toimialan yhteistä strategista pohdintaa, tavoitteenasettelua sekä hyvien toimintamallien keskinäistä jakamista kaivattiin. Esiin nousi tarve tunnistaa entistä laajemmin ”yhteiset asiakkuudet” ja rakentaa palveluprosessit sitä kautta asiakaslähtöisemmiksi. Prosessien hallinnassa korostui projektien yhteinen suunnittelu ja johtaminen.
 

Toimintamallien kirkastamista ja ydinprosesseihin keskittymistä

Projektin keskeiseksi johtopäätökseksi muodostui toimialan kehittämistyön muotoilu selkeäksi kehittämisohjelmaksi, jonka avulla rakennetaan perusturvalle tulosalueiden rajapinnat ylittävät ydinprosessit ja koordinointikäytännöt. Uudistetun toimintamallin myötä laajennetaan ja tehostetaan henkilöstön asiantuntijuuden hyödyntämistä, kehitetään uusia malleja palvelujen järjestämiseen ja tuottamiseen sekä terävöitetään toimialan kokonaisohjausta. Toimintamalli mahdollistaa myös toiminnan ja talouden välisen syy-seuraus -suhteen tarkemman arvioinnin ja valvonnan.
 

Palveluohjaus perustuu oman asiantuntijuuden ja asiakastuntemuksen yhdistämiseen

Projektissa määritetyn ydinprosessin eli palveluohjausprosessin tavoitteena on monitasoisen ja -puolisen asiantuntijamallin käyttöönottaminen. Palveluohjauksella ohjataan ja koordinoidaan toimialan asiakkaat palveluiden piiriin entistä tarkoituksenmukaisemmalla ja taloudellisimmalla tavalla, asiakkaan tarpeet ja toimintakyky huomioiden. Palveluohjauksen organisointi edellyttää palveluohjausryhmän tai vastaavan asettamista ja tiivistä yhteistyötä niin toimialan sisällä, kunnan eri toimialojen kesken ja myös kunnan ulkopuolisten sidosryhmien kanssa. On olennaista löytää asiastaan innostuneita osaajia ja asiantuntijoita oman kunnan ja toimialan sisältä.
 

Investoiminen toimintamalleihin ja -kulttuuriin kannattaa

Uudistusten ja kehittämistoimenpiteiden vaikutukset näkyvät usein viiveellä, sillä kyse on lähes poikkeuksetta moneen eri osatekijään vaikuttamisesta niin toiminnassa, taloudessa kuin henkilöstövoimavaroissakin. Uudistamiseen ja uudistumiseen kannattaa kuitenkin investoida, sillä tehostuneet ohjauksen ja koordinoinnin käytännöt tarttuvat kiinni ennakoiden kustannuksien muodostumiseen. Ennakoimalla voidaan vaikuttaa niin palveluvalintoihin kuin henkilöstövoimavarojen hankintaan ja käyttöönkin.

-    Talouden kannalta olisi viisasta ennakoida kustannusten muodostumista erilaisissa asiakas- ja palvelutilanteissa. Mikä palveluväylä olisi optimaalisin niin itse asiakkaan kuin myös kunnan talouden kannalta? Millaisia vaihtoehtoja meillä on tarjota asiakkaalle ja millainen asiantuntijajoukko henkilöstöstä tulisi koota asiakkaan ympärille? Nämä kysymykset ovat olennaisia myös talousarvioon kirjattavien tavoitteiden ja arviointikriteerien kannalta,  Jenni Jokela linjaa.