Eettinen kanava valvoo siellä, minne hallituksen ja johtoryhmän silmät eivät välttämättä näe

Mitä työntekijät tietävät yhtiöstäsi, jota sinä et?

Sisäinen ilmiantokanava tulee pakolliseksi listatuille yhtiöille ja vakuutusyhtiöille. Velvoitteen taustalla on vireillä oleva arvopaperimarkkinalain muutos sekä EU-direktiivin muutos, jonka myötä velvoite tulee koskemaan koko Eurooppaa. Velvoitteet koskevat jo nyt sijoituspalveluyrityksiä sekä luottolaitoksia. Myös rahanpesuun ja terrorismin rahoittamiseen liittyvä direktiivi, joka sisältää ilmoituskanavaan liittyviä velvoitteita, on tällä hetkellä lausuntokierroksella.

Uusi vaatimus edellyttää listayhtiöitä järjestämään kanavan, jonka kautta henkilökunta voi raportoida riippumattomalle taholle markkinoiden vääristelyyn liittyvistä epäilyistään. Vaikka muutos voi tuntua jälleen uudelta lisäykseltä listayhtiöiden velvoiteviidakkoon, tuo ilmiantokanava sisäisen tarkastuksen, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan pelikentälle syvyyttä ja lisää työkaluvalikoimaa. Huolella rakennettu yrityksen ilmiantotoiminto osana yrityksen eettistä toimintaa on keskeinen osa organisaation, riskienhallintaa ja vastuullista yrityskulttuuria.

Ilmiantokanava – tai eettinen kanava, kuten me sitä kutsumme - on väärinkäytöstutkijoiden kattojärjestö ACFE:n 30.3.2016 julkaiseman tutkimuksen mukaan tehokkain tapa havaita ei-hyväksyttäviä toimintatapoja organisaation sisällä. Tutkimuksen mukaan lähes puolet tietoon tulleista väärinkäytöksistä saatiin ilmiantojen kautta. Tutkimuksessa havaittiin myös, että niissä organisaatioissa, joiden kanava on julkisessa käytössä, yli puolet ilmiannoista tuli työntekijöiltä.

ACFE:n tutkimuksesta käy myös ilmi, että väärinkäytöksien myötä hukataan 5 % yritysten liikevaihdosta. Mitä sinun yrityksesi tekisi 5 % lisäyksellä liikevaihtoon?

Kansainvälisen asiantuntijaverkostomme kokemusten mukaan omalla kielellä saatava palvelu on erittäin tärkeää ja parantaa mahdollisuuksia saada ilmoituksia. Tähän tosin vaikuttaa yrityksen toimiala ja demografia. Erityisesti yritykset, joilla on valmistuksessa tai palveluiden tuotannossa paljon suorittavaa työtä tekevää henkilöstöä, oman kielen käytön mahdollisuuden tärkeys korostuu.

Yhdysvaltalaisen järjestelmä- ja palvelutoimittaja Navexin ja BDO:n yhteisen tutkimuksen mukaan noin 80 % ilmoituksista tulee suoraan kanavaan ilman etukäteisilmoitusta johdolle. On helppoa huomata, että skip-level -tyyppiselle raportoinnille on tilausta. Siksi ilmiantokäytännön vaikutus yrityskulttuuriin sekä muuhun sisäiseen kehitykseen voi olla merkittävä.

Ilmoituskanavat mielletään eri maiden historioihin peilaten hyvinkin eri tavalla, joten kanavan käytön ja siihen liittyvien käytäntöjen tiedottamisella sekä kanavan roolituksella on oikeasti merkitystä. Skandinaavisten yritysten kansainväliseksi stereotypiaksi mielletään vastuullisuus, matala organisaatio ja vähäeleinen asiantuntijuus. Tässä kuitenkin piilee sinisilmäisyyden riski, ja maailmalla olenkin säännöllisesti kuullut ihmettelyä kontrollien vähyydestä ja lujasta luotosta paikalliseen johtoon. Kuitenkin ACFE:n tutkimuksessa eri tason johtajien väärinkäytökset muodostavat noin puolet kaikista tietoon tulleista väärinkäytöksistä. Ilmiantokanava valvoo kuitenkin siellä, minne hallituksen ja johtoryhmän silmät eivät välttämättä näe.

Ilmiantojen käsittelyn parhaiden käytäntöjen mukaan ilmiannot tulee ratkaista sisäisen ”komentoketjun” ulkopuolella, kuten esimerkiksi lakiosaston tai sisäisen tarkastuksen toimesta.  Asiantuntijoidemme havaintojen mukaan maissa, joissa nimettömän ilmiannon tekeminen on mahdollista, noin 70 % ilmoituksista jätetään anonyymisti. Tämä voi kertoa siitä, että vastatoimia tai kostoa pelätään. Kolikon kääntöpuolena on se, että nimettömien ilmoitusten tutkinta on usein vaikeampaa. Suomessa ja pääosin Euroopassa on sallittua jättää ilmoitus anonyymisti, vaikkakaan tätä ei ensisijaisesti suositella.

Me sisäisen tarkastuksen sekä väärinkäytösten tutkinnan asiantuntijat olemme tietysti vakuuttuneita lakimuutoksen tarpeellisuudesta, mutta loppukädessä lain kirjaimen soveltaminen on hallitusten ja tarkastusvaliokuntien käsissä. Samalla, kun osa yrityksistä keskittyy ainoastaan muodollisten velvoitteiden täyttämiseen, toiset näkevät ilmoituskanavapalvelun hyödyt laajempana osana GRC (Governance Risk Compliance) -kokonaisuutta. Kummasta on sinun yrityksellesi enemmän hyötyä?

Teksti pohjautuu Talouselämän kumppaniblogiimme Mitä työntekijät tietävät yrityksestäsi, jota sinä et?