Kohti vastuullisempaa hankintaa – mitä hyvä huomioida?

Tänä päivänä yhä merkittävämpi osa vastuullisuusriskeistä kohdistuu organisaation hankintatoimen ja alihankinnan hallintaan. Erityisesti rakennus- ja ravintola-alalla sekä teollisuuden kunnossapidossa suuntauksena on ollut oman työvoiman vähentäminen ja vastaavasti hankinnan ja alihankinnan osuuden kasvattaminen. Tähän kehitykseen ovat vaikuttaneet useat tekijät, joita ovat toimittajien erikoistuminen, toimintojen syklisyys, työvoiman saatavuus sekä tarjonnan tai vaihtoehtojen lisääntyminen, kuten kansainvälisesti liikkuva työvoima.

Kasvaessaan hankintojen ja alihankinnan osuus tuo mukanaan monimutkaisia haasteita, erityisesti vastuullisuuden näkökulmasta. Pelkkä sopimuksen tekeminen kumppanin kanssa ei enää riitä, vaan kumppanin on kyettävä myös hallitsemaan omia alihankintojaan.

Mahdollisia hankintaketjujen vastuullisuusriskejä ja haasteita on useita, esimerkiksi:

Miten hallita hankintaketjussa olevia toimittajia, jotka tulevat toisenlaisesta toimintaympäristöstä ja kulttuurista?
Miten varmistaa se, että sopimuskumppani tai ketjutettu aliurakoitsija ei hyväksikäytä ulkomaista työvoimaa, esim. kynnysrahojen, alipalkkauksen, maksamattomien eläkkeiden, verojen ja sosiaaliturvamaksujen muodossa?
Miten välttää tilanne, jossa sopimuksessa sovitaan asianmukaisista vastuullisuusperiaatteista, mutta vastuullisuutta koskevat sopimusehdot eivät jalkaudu käytännön toimintaan?
Urakoita kilpailutettaessa vastuuttomasti toimivat tarjoajat saavat kilpailuedun esim. jättämällä verot ja työnantajamaksut maksamatta, käyttämällä hyväksi ”harmaalla alueella” olevia toimijoita kuten hankintaketjussa olevia työvoiman välitysyrityksiä ja kevytyrittäjiä.
Oma haasteensa ovat myös maiden väliset palkka- ja kustannuserot; ulkomainen työntekijä voi olla tyytyväinen palkkaan, joka on moninkertainen verrattuna hänen lähtömaansa palkkatasoon, mutta joka on alle kohdemaan minimitason.

Monissa organisaatioissa on jo kattava historia hankinnan vastuullisuusriskien hallitsemiseksi, esimerkiksi toimittajien Code of Conduct on vakiintunut käytäntö. Samoin työntekijöiden henkilötunnisteiden, veronumeroiden ja kulkulupien seuranta toimii hyvin.

Haasteet kohdataankin usein käytännön tasolla. Vastuullisuusvaatimuksia ei aina ymmärretä täysin, ne saatetaan unohtaa urakkasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, niihin sitoutumiseen saatetaan suhtautua vastahakoisesti tai organisaatiolla ei ole riittävää osaamista tai resursseja sovittujen periaatteiden noudattamiseksi.

Ennakoinnin merkitys korostuu riskienhallinnassa

Hankinnan vastuullisuusriskien tehokkain hallinta perustuu ennakointiin. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi seuraavaa:

Toimittajien vastuullisuudelle on ennalta määritellyt kriteerit.
Toimittajien ja alihankkijoiden kyvykkyys ja vastuullisuusriskit tunnistetaan ja arvioidaan ennen sopimuksen allekirjoitusta.
Alihankkijoiden käytölle on määritelty käytännöt ja kriteerit, esim. kuinka suuri osa urakasta on mahdollista ketjuttaa edelleen tai miten pitkä aliurakkaketju voi olla.
Alihankkijoille tulee soveltaa samoja vastuullisuuskriteereitä kuin sopimuskumppanille.
Tunnistetaan ja ylläpidetään tieto todellisista aliurakkaketjuista.
Varmistetaan, että työkohteessa työskentelevillä henkilöillä on voimassa olevat oleskelu- ja työluvat sekä asianmukaiset työsopimukset.
Työkohteen kulunvalvonnan ja työajan valvonnan suunnittelu.
Luodaan käytännöt, joiden avulla poikkeamat voidaan tunnistaa ja käsitellä.

Vastuullisuusriskien hallinnan merkitys kasvaa

EU-tasolla on työstetty yritysvastuu-direktiiviä, jonka myötä yrityksille asetettaisiin velvollisuus selvittää esimerkiksi alihankintaketjuissaan esiintyvät ihmisoikeus- ja ympäristöriskit. Sekä unionin jäsenmaiden, että EU-parlamentin tulee hyväksyä säätely ennen sen voimaantuloa. Ratkaisevassa äänestyksessä otettiin aikalisä helmikuussa 2024, mutta asian valmistelu ja siihen sitoutuminen on ollut niin laajaa, että sen läpimenoon uskotaan, muutamien muutosten jälkeen.

Turvaamme asiakkaidemme hankinnan vastuullisuutta monin eri tavoin. Riskejä ennaltaehkäisevistä kehitystoimeksiannoista voimme mainita uusia hankkeita käynnistettäessä tehtävät vastuullisuusriskien tunnistamisen ja vastuullisuusriskien hallinnan kehittämisen toimeksiannot, sekä asiakkaidemme tukemisen hankinnan vastuullisuusperiaatteiden kehitystyössä. Meillä on laajaa kokemusta myös erilaisten poikkeamien tai poikkeamaepäilyjen tutkinnoista sekä asiakkaidemme tukemisesta selvitysten eri vaiheissa.

Kirjoittaja toimii BDO:lla riskienhallinnan ja yritysturvallisuuden neuvontapalveluissa. Hänellä on yli 20 vuoden kokemus erityisesti kiinteistö- ja rakennusalan sekä hankinnan vastuullisuusasioista. Hän on toiminut hankinnan yritysvastuutiimin esimiehenä ja toiminut turvallisuusjohtajana monikansallisessa yrityksessä.