Väärinkäytösten paljastamiseen liittyvä lainsäädäntö on ollut EU-maissa varsin kirjava. Erityisesti väärinkäytösten ilmiantajien suojelu on ollut jäsenvaltioissa vaihtelevaa, eikä esimerkiksi Suomessa ole tällä hetkellä ilmoittajien suojaa koskevaa lainsäädäntöä. Vaatimukset ovat kuitenkin muuttumassa.
Tietoisuus esimerkiksi petosten, lahjonnan ja korruption mahdollisuuksista Suomessa on lisääntynyt. Suuret korkean profiilin petokset ovat nousseet kansainvälisiin otsikoihin. Suomessa lakeja muutetaankin vastaamaan paremmin EU:n whistleblower- eli ilmiantodirektiiviä. Tämä muuttaa merkittävästi myös suomalaisten yritysten velvoitetta tarjota työntekijöilleen ilmoituskanava. Onko sinun organisaatiosi valmistautunut muutoksiin?
Petosten määrän kehittyminen COVID-19:n aikana
Kansainvälinen väärinkäytöstutkijoiden yhdistys ACFE on tutkinut petosten määrää koronapandemian aikana. Tutkimukseen osallistuneista eri toimialoja edustavista jäsenistä 77 prosenttia oli havainnut petosten määrän lisääntyneen pandemian aikana. Vastaajista 83 prosenttia piti kyberpetoksia organisaatioiden kohonneinpana riskinä ja jopa 92 prosenttia odotti petosten kokonaismäärän nousevan edelleen seuraavien 12 kuukauden aikana.
Väärinkäytösvihjeiden paljastamia petoksia
Väärinkäytösten paljastamiseen valjastetun ilmoituskanavan hyödyt käyvät ilmi suomalaisissa organisaatioissa paljastuneista väärinkäytöksistä. Näiden esimerkkitapauksien kohdalla saadut vihjeet olivat keskeisessä asemassa väärinkäytöksiin puuttumisessa ja tapausten selvittämisessä:
- Julkisessa hankinnassa sisäistä valvontaa kierrettiin siten, että kilpailutuksen voitti väärin perustein tarjoaja, joka ei ollut tehnyt tarjoustaan virallisia kanavia pitkin.
- Organisaation johtaja palkkasi lähisukulaisen. Palkattu henkilö ei todellisuudessa tehnyt työtä, vaikka hänelle maksettiin palkkaa ja korvattiin väärennettyjä kuluja.
- Johtaja teki organisaation ulkopuolella freelance-työtä, joka oli suoraan kilpailevaa toimintaa työnantajaa kohtaan.
- Suuria henkilötietomääriä käsittelevän organisaation työntekijä keräsi laittomasti tietoja henkilökohtaiseen käyttöön.
- Organisaation ulkoisille tahoille tehtävästä rahoituksesta vastaava työntekijä pyysi lahjuksia vastineeksi myönteisistä rahoituspäätöksistä.
Ilmoituskanavan edut
Ilmoituskanavat ovat jo pakollisia tietyillä toimialoilla. Koska vaatimukset laajenevat merkittävästi vuoden 2021 aikana, tulee organisaatioiden joko perustaa ilmoituskanava tai päivittää olemassa olevat järjestelynsä kiristyvän lainsäädännön mukaisiksi. Vaatimus koskee niitä EU:n jäsenmaissa toimivia yrityksiä, joilla on yli 250 työntekijää sekä niitä kuntia, joissa on yli 10 000 asukasta. Vuonna 2023 direktiivi laajenee edelleen koskemaan myös kaikkia niitä yrityksiä, joilla on yli 50 työntekijää.
Tehokkaan väärinkäytösten paljastamisen ja epäkohtia esiin nostavan organisaatiokulttuurin edistämisen edut on osoitettu maailmanlaajuisesti organisaatioissa, joissa riskien vähentäminen, maineen suojeleminen ja liiketoiminnan arvon kasvattaminen on ollut ensiarvoisen tärkeää. Ilmoituskanavan käyttöönoton etuja ovat luottamuksen rakentaminen sidosryhmiin, sijoittajiin, asiakkaisiin ja toimittajiin sekä vahvan etiikan, vastuullisuuden ja riskienhallinnan kehyksen rakentaminen organisaation sisällä.
Väärinkäytösten paljastamista pidetään erittäin tehokkaana välineenä petosten torjumiseksi. Kansainvälisen väärinkäytöstutkijoiden yhdistyksen ACFE:n tutkimuksessa todettiin, että vihjeet ovat yleisin menetelmä työelämässä tapahtuvien petosten havaitsemiseen. Lähde: The Assossiation of Certified Fraud Examiners
Whistleblowing-ilmoituskanavan toteuttaminen
Jotta ilmiantokanava on luotettava, tehokas ja täyttää EU-direktiivin vaatimukset, on työntekijällä oltava mahdollisuus ilmoittaa huolenaiheistaan luottamuksellisesti ja nimettömästi. Lisäksi järjestelmän tulee olla turvallinen ja tietosuoja-asetusten vaatimusten mukainen. Järjestelmän raportit tulee lähettää ilmoitusten käsittelystä sekä tarvittavista selvityksistä ja tutkimuksista vastaavalle henkilölle tai ryhmälle. Tämä taho voi olla myös organisaation ulkopuolinen kolmas osapuoli.
Ilmoituskanavaa koskeva lainsäädäntö edellyttää riippumattomuutta ja kaikkien ilmoitusten selvittämistä. Etenkin pienissä organisaatioissa ulkoisen toimijan avulla voidaan varmistaa kaikkien osapuolien oikeusturvan ja tarvittavien toimenpiteiden toteutuminen ammattimaisesti.
Muuttuvien vaatimusten toteuttaminen vaatii organisaatioilta uudistumista sekä sisäisten toimintatapojen uudelleenarviointia ja kehittämistä. Kaikkien ilmoituskanavia päivittävien tai käyttöönottavien organisaatioiden on tärkeää suorittaa riskiarviointi ja löytää paras ratkaisu oman toimintansa tarpeisiin. Nyt on aika toimia.
Tekstiä päivitetty: ilmiantokanavavaatimukseen liittyvä euromääräinen raja on poistunut vuonna 2021.